Aktiviere die App vorab unter Account → Apps & Integrationen → anny Apps → Warteschlangensystem mit dem Schalter Für deine Organisation aktivieren. Danach erscheint in der Seitenleiste unter Check-In der Punkt Schnellaufruf. Darunter liegt Warteschlangen.
Wie funktioniert das Warteschlangensystem?
Drei Bausteine arbeiten zusammen: Warteschlangen, Schalter und der Schnellaufruf. Warteschlange = ein eigener Nummernkreislauf. Regeln legen fest, welche Ressource und welcher Service in diese Warteschlange kommen. Mehrere Abteilungen (zum Beispiel Einwohnermeldeamt und Standesamt) bekommen jeweils eine eigene Warteschlange. Schalter = der Arbeitsplatz, an dem du aufrufst. Name und Abkürzung legst du frei fest. Die Abkürzung steht auf der Anrufanzeige, damit Wartende wissen, wohin sie gehen. Agenten = Admin-Nutzer:innen, die du einer Warteschlange zuweist. Jede Zuordnung hat einen Schalter und den Schalter Aktiv. Im Schnellaufruf rufen aktive Agenten Tickets auf. Beim Check-in sucht anny die Warteschlange in dieser Reihenfolge:- Eine Regel für genau diese Ressource und diesen Service.
- Eine Regel für die Ressource mit Alle Services einschließen.
- Die Standardwarteschlange, solange Buchungen ohne Regel zur Standard Warteschlange hinzufügen eingeschaltet ist. Das ist der Ausgangszustand.
1
Ticket entsteht
Ein Check-in am Terminal, ein eigener Check-in oder Ticket erstellen bei einer Buchung von heute erzeugt das Ticket. Für jemanden ohne Buchung und ohne Terminal-Ticket legst du im Schnellaufruf ein Walk-in an.
2
Ticket erscheint im Schnellaufruf
Unter Tickets siehst du, wer wartet. Eine Buchung ist zu ihrem Startzeitpunkt dran. Wer früher kommt, wartet auf den Slot. Wer mehr als 10 Minuten zu spät ist, reiht sich wie ein Walk-in ein. Ein Walk-in ist mit der Ankunft dran. Wenn sonst niemand wartet, kann auch ein späteres Ticket aufgerufen werden.
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Aufruf
Nächsten aufrufen holt das nächste Ticket. Die Anrufanzeige zeigt Nummer und Schalter. Mit Kunde ist da beginnt die Bearbeitung am Schalter.
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Abschluss
Abschließen beendet das Ticket. Gehört es zu einer Buchung, wird diese ausgecheckt. Abschließen & weiter beendet das Ticket und ruft direkt das nächste auf.
Wann nutze ich das?
- Bürgerbüro, Behörde oder Praxis mit Laufkundschaft und Terminen: Beide kommen in einem Nummernaufruf zusammen.
- Mehrere Abteilungen an einem Standort: Jede Abteilung bekommt eine eigene Warteschlange und eigene Nummern.
- Wartezeiten am Schalter: Der Schnellaufruf zeigt Ø Wartezeit, Ø Bearbeitung und wie viele Personen heute bedient wurden.
Zusammenhang mit anderen Features
- Check-In & Check-Out: Check-in schaltest du pro Ressource unter Katalog → Ressourcen im Reiter Check-In ein. Ein Ticket entsteht, wenn die Buchung eingecheckt wird und eine Regel oder die Standardwarteschlange sie aufnimmt.
- Check-In Terminal einrichten: Für Nummern ohne vorherige Buchung stellst du den Modus des Terminals auf Anonyme Registrierung & Check-In. Ausdruck und Badge richtest du dort ein.
- URL Anzeigetafeln: Anrufanzeigen sind ein eigener Display-Typ. Web-Anzeigetafeln zeigen die Belegung von Ressourcen und rufen keine Nummern auf.
- Warteliste: Die Warteliste merkt sich Nachfrage für ausgebuchte Zeitslots. Sie hat keinen Nummernaufruf und keine Schalter.
Warteschlangen einrichten
1
App aktivieren
Öffne Account → Apps & Integrationen → anny Apps → Warteschlangensystem und schalte Für deine Organisation aktivieren ein.
2
Seite öffnen
Gehe in der Seitenleiste zu Check-In → Schnellaufruf → Warteschlangen. Die Seite hat die Bereiche Einstellungen, Warteschlangen, Warteschlangen Schalter, Check-In Terminals und Anrufanzeigen. Tickets öffnen springt in den Schnellaufruf.
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Warteschlange anlegen
Klicke im Bereich Warteschlangen auf Neue Warteschlange, vergib den Name und speichere. anny öffnet die Warteschlange. Oben schaltest du sie auf Aktiv. Unter Allgemeine Informationen pflegst du Name, Farbe, Icon und Standardwarteschlange. Speichere mit Speichern.
4
Ticketnummern festlegen
Im Abschnitt Ticketnummern wählst du unter Vergabe Fortlaufend oder Zufällig, dazu die Anzahl Ziffern. Die Vorschau zeigt die nächsten Nummern. Fortlaufende Nummern beginnen jeden Tag wieder bei 1. Ein Präfix (Buchstaben, Ziffern und
. _ -) hält Warteschlangen auf der Anrufanzeige auseinander. Zufällige Nummern sind an dem Tag eindeutig, enthalten keine Null und haben kein Präfix.5
Regeln anlegen
Unter Regeln für die Zuweisung von Warteschlangen klickst du auf Neu. Wähle die Ressource. Für einen einzelnen Service wählst du den Service. Für jeden Service dieser Ressource schaltest du Alle Services einschließen ein.
6
Schalter anlegen
Zurück auf der Seite Warteschlangen, im Bereich Warteschlangen Schalter, klicke auf Neu. Trage Name und Abkürzung ein. Die Abkürzung wird auf dem Display angezeigt.
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Agenten zuweisen
Öffne die Warteschlange, Abschnitt Agenten, und klicke auf Neu. Wähle unter Benutzer wählen eine Person mit Admin-Zugang, unter Schalter wählen den Schalter und lass Aktiv eingeschaltet. Fehlt der Schalter, legst du ihn im Auswahlfeld über Neuen Schalter erstellen an. Dieselbe Person kannst du weiteren Warteschlangen zuordnen.
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Terminal und Anrufanzeige verbinden
Check-In Terminals koppelst du im Bereich Check-In Terminals über Neu oder unter Hardware → Displays. Die Einrichtung des Tablets steht in Check-In Terminal einrichten. Eine Anrufanzeige legst du im Bereich Anrufanzeigen über Neu an, vergibst den Name und öffnest die Zeile. Unter Warteschlangen fügst du mit Hinzufügen die Warteschlangen hinzu, die aufgerufen werden sollen. Im Seitenkopf kopierst du den Link mit Link kopieren oder öffnest die Anzeige mit Öffnen.
Anrufanzeige gestalten
Auf der Anrufanzeige, Abschnitt Einstellungen:- Kopfzeile: Lauftext, Lauftext Geschwindigkeit und Rundung.
- Farben: unter anderem Primärfarbe, Sekundärfarbe und Containerfarbe.
Am Schalter: Schnellaufruf
Den Schnellaufruf öffnest du über Check-In → Schnellaufruf oder über Tickets öffnen auf der Seite Warteschlangen. Ohne Zuordnung als Agent erscheint der Hinweis, dass du in keiner Warteschlange als Agent eingetragen bist. Unter Warteschlangen im Schnellaufruf schaltest du pro Warteschlange, ob du sie bedienst. Schalter wechseln setzt dich an einen anderen Schalter. Schalter schließen hält Aufrufe an diesen Schalter an, bis du Schalter öffnen wählst. Ton bei neuem Ticket schaltest du nach Bedarf ein.Einstellungen
Im Bereich Einstellungen der Seite Warteschlangen, Gruppe Allgemeine Einstellungen:
Ist mobiles Messaging eingeschaltet, erscheint daneben die Gruppe Mobile Benachrichtigungen. Dort steuerst du Ticket aufgerufen und Immer mobile Benachrichtigung senden. Die zweite Option schickt eine SMS, sobald eine Telefonnummer vorliegt. Sonst müssen Kund:innen die Benachrichtigung selbst einschalten.
Praxisbeispiele
Bürgerbüro mit Termin und Laufkundschaft
Bürgerbüro mit Termin und Laufkundschaft
1
Ressource einrichten
Lege unter Katalog → Ressourcen die Ressource „Einwohnermeldeamt“ mit den Buchungsoptionen an und aktiviere im Reiter Check-In den Check-in.
2
Warteschlange und Regel
Unter Check-In → Schnellaufruf → Warteschlangen erstellst du Neue Warteschlange mit dem Namen „Einwohnermeldeamt“. Unter Regeln für die Zuweisung von Warteschlangen wählst du die Ressource und Alle Services einschließen.
3
Schalter und Agenten
Im Bereich Warteschlangen Schalter legst du „Schalter 1“ und „Schalter 2“ an. In der Warteschlange weist du unter Agenten die Personen zu, jeweils mit Schalter und Aktiv.
4
Terminal und Anzeige
Kopple das Terminal und stelle den Modus auf Anonyme Registrierung & Check-In, damit Laufkundschaft eine Nummer zieht. Lege eine Anrufanzeige an, füge die Warteschlange hinzu und öffne Link kopieren auf dem Bildschirm im Wartebereich.
Standesamt mit eigenem Nummernkreislauf
Standesamt mit eigenem Nummernkreislauf
1
Zweite Ressource
Lege unter Katalog → Ressourcen eine Ressource „Standesamt“ an und aktiviere Check-In.
2
Zweite Warteschlange
Erstelle eine weitere Warteschlange „Standesamt“ und eine Regel für diese Ressource. Unter Ticketnummern vergibst du ein eigenes Präfix, zum Beispiel
S.3
Eigener Schalter
Lege einen Schalter „Standesamt“ an und weise die Agenten dieser Warteschlange zu. Dieselben Personen können zusätzlich das Einwohnermeldeamt bedienen.
FAQ
Kann eine Person mehrere Warteschlangen bedienen?
Kann eine Person mehrere Warteschlangen bedienen?
Ja. Du legst pro Warteschlange eine eigene Zuordnung unter Agenten an, jeweils mit Schalter und Aktiv. Im Schnellaufruf schaltest du unter Warteschlangen, welche davon du gerade bedienst.
Was passiert, wenn sich jemand mit Termin nicht eincheckt?
Was passiert, wenn sich jemand mit Termin nicht eincheckt?
Die Buchung bleibt bestehen. Unter Schnellaufruf → Buchungen heute erzeugst du mit Ticket erstellen das Ticket. Dabei wird die Buchung eingecheckt.
Kann ich ein bestimmtes Ticket aufrufen?
Kann ich ein bestimmtes Ticket aufrufen?
Ja. In der Ticketliste rufst du es mit Aufrufen auf. Weiterleiten schickt es in eine andere Warteschlange, Zurücklegen reiht es wieder ein.
Brauche ich pro Abteilung ein eigenes Terminal?
Brauche ich pro Abteilung ein eigenes Terminal?
Ein Terminal kann mehrere Ressourcen bedienen. Die Regeln der Warteschlangen entscheiden, in welche Schlange ein Check-in kommt. Pro Abteilung ein eigenes Terminal ist genauso möglich.
Was ist der Unterschied zur Warteliste?
Was ist der Unterschied zur Warteliste?
Die Warteliste sammelt Interesse, wenn ein Zeitslot ausgebucht ist. Das Warteschlangensystem ruft Personen vor Ort mit Nummer, Schalter und Anrufanzeige auf.
Troubleshooting
Schnellaufruf oder Warteschlangen fehlen in der Seitenleiste
Schnellaufruf oder Warteschlangen fehlen in der Seitenleiste
Die App Warteschlangensystem muss unter Account → Apps & Integrationen → anny Apps aktiv sein. Zeigt die Kachel Nicht verfügbar, ist sie in deinem Tarif nicht enthalten. Schnellaufruf und Warteschlangen sind getrennte Bereiche unter Account → Admin-Nutzer. Warteschlangen unter Schnellaufruf siehst du, wenn du Warteschlangen anlegen darfst. Siehe Admin-Nutzer und Rollen verwalten.
Ich kann niemanden als Agent auswählen
Ich kann niemanden als Agent auswählen
Die Liste Benutzer wählen enthält Admin-Nutzer:innen dieser Organisation. Lege die Person unter Account → Admin-Nutzer mit Einladen an.
Der Schnellaufruf zeigt keine Tickets
Der Schnellaufruf zeigt keine Tickets
Du brauchst eine Zuordnung unter Agenten mit Aktiv. Die Warteschlange selbst steht auf Aktiv, und für die Ressource gibt es eine Regel oder die Standardwarteschlange nimmt Buchungen ohne Regel auf. Check-in auf der Ressource ist eingeschaltet.
Die Anrufanzeige zeigt keine Nummer
Die Anrufanzeige zeigt keine Nummer
Öffne die Anrufanzeige und prüfe, ob unter Warteschlangen mindestens eine Warteschlange steht. Kopiere den Link erneut mit Link kopieren und öffne ihn im Browser des Bildschirms. Ein Check-In Terminal koppelst du per Pairing-Code, eine Anrufanzeige nicht.