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Kernstruktur & Navigation

Alles, was in anny buchbar ist: Räume, Arbeitsplätze, Equipment, Events, Kurse, Dienstleistungen oder Parkplätze. Ressourcen sind das zentrale Objekt, um das sich alles dreht.
Eine konkrete Einzeloption innerhalb einer mehrfach verfügbaren Ressource. Beispiel: Arbeitsplatz 1, 2, 3 innerhalb der Ressource “Open Space”. Kund:innen wählen bei der Buchung eine bestimmte Child-Ressource oder bekommen automatisch eine zugewiesen. Im übergreifenden Admin-Kalender und auf der Organisations-Kalenderansicht siehst du Child-Ressourcen nur als Summe. Den Einzelkalender einer Child-Ressource öffnest du über die Parent-Detailseite oder indem du die Parent-Zeile im Kalender aufklappst. Deshalb Räume und Sportplätze als eigene Ressourcen anlegen, nicht als Child-Ressourcen.
Definiert, wie eine Ressource gebucht wird: Dauer, Preis, Intervall und Regeln. Technisch identisch. Der angezeigte Begriff hängt von der Ressourcen-Kategorie ab (Räume/Equipment = Buchungsoption, Dienstleistungen = Service).
Von anny vorgegebene Klassifizierung einer Ressource (z. B. Meetingraum, Parkplatz, Flex Desk, Workshop). Pflichtfeld bei der Erstellung. Steuert die Gliederung auf der Buchungsseite.
Selbst erstellte Gliederung für Ressourcen, Services, Produkte oder Buchungspakete (Ressourcengruppen, Servicegruppen, Produktgruppen, Buchungspaket-Gruppen). Steuert Filter, Buchungsregeln und die Gliederung auf der Buchungsseite. Du verwaltest Gruppen unter Account → Einstellungen → Gruppen. Optional.
Das Backend von anny. Hier werden Ressourcen eingerichtet, Buchungen verwaltet, Kunden gepflegt und alle Einstellungen konfiguriert. Seit Admin 3.0 mit neuer Seitenleiste, Suche und KI-Agent. Überblick: Admin 3.0: Was sich ändert.
Der neue Admin-Bereich mit neuem Erscheinungsbild und neuer Navigation. Daten, Rechte, Buchungen und öffentliche Buchungsseiten bleiben unverändert. Neu sind unter anderem Anfragen, Produkte, Tags, Ansichten und die Aktivität an jedem Eintrag.
Die Seite nach dem Login im Admin (Seitenleiste: Home). Zeigt frei wählbare Dashboard-Widgets für heute und morgen, Erste Schritte, Neue Funktionen, Benachrichtigungen und Meine Aufgaben.
Die Navigation links im Admin, gegliedert in Gruppen wie Buchungen, Management, CRM, Katalog, Check-In, Account und Hardware. Einträge, die du selten brauchst, verschiebst du über Aus Seitenleiste ausblenden nach Ausgeblendet und holst sie mit In Seitenleiste anzeigen zurück.
Gruppe in der Seitenleiste mit allem, was du anbietest: Ressourcen, Services, Abo-Pläne, Buchungspakete, Produkte und Anfrageformulare.
Die Suche in der oberen Leiste des Admins (⌘K). Findet Buchungen, Kund:innen und weitere Datensätze, Notizen, Einstellungsseiten und Hilfe-Artikel. Ergebnisse sind nach Bereichen gruppiert.
Der Assistent im Admin, den du über Support öffnest (⌘L). Er kennt die aktuelle Seite, liest Screenshots, Bilder und PDFs und fragt vor jeder Änderung nach Freigabe. Bei Bedarf legt er eine Support-Anfrage an. Nicht verwechseln mit anny AI, dem Telefon- und Chat-Assistenten für deine Kund:innen.
Das Frontend für Kund:innen. Hier werden Ressourcen entdeckt, Buchungen vorgenommen und bestehende Reservierungen verwaltet. Bereiche: Home, Entdecken, Planer, Buchungen. Die globale Entdecken-Seite zeigt nur Ressourcen über Organisationen hinweg. Services erscheinen ausschließlich auf der Buchungsseite einer Organisation.
Zentrale Konfiguration der Organisation, erreichbar in der Seitenleiste über Account → Einstellungen. Reiter sind unter anderem Allgemein, Abo, anny AI, Rechnungsstellung, Online-Zahlungen, SSO & Sicherheit, Datenschutz, Buchungsregeln, Gruppen, API & Webhooks und Teilen & Einbetten. Features und Integrationen liegen unter Apps & Integrationen.
Abschnitt unter Account → Einstellungen → Allgemein. Hier steuerst du, was deine Buchungsseite zeigt, zum Beispiel Ressourcen auf Buchungsseite anzeigen und Services auf Buchungsseite anzeigen.
Seite unter Account → Apps & Integrationen. Oben stehen Deine Apps, darunter Alle Apps und Integrationen. Integrationen richtest du über Einrichten ein.
Zusatzfunktionen von anny wie Check-In & Check-Out. Du findest sie unter Account → Apps & Integrationen → anny Apps und aktivierst sie mit dem Schalter Für deine Organisation aktivieren.

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Verfügbarkeit & Zeitsteuerung

Definiert regelmäßige, wiederkehrende Öffnungszeiten einer Ressource (Wochentag + Start-/Endzeit). Kann mit mehreren Ressourcen geteilt werden. Mehrere Zeitpläne pro Ressource möglich, Priorität durch Reihenfolge. Geteilte Zeitpläne findest du unter Buchungen → Verfügbarkeit → Wöchentliche Zeitpläne.
Ein konkretes, einzelnes Zeitfenster mit festem Datum. Für Kurse, Events oder Workshops. Kann optional als wiederkehrend konfiguriert werden. Nicht verwechseln mit Zeitplänen. Alle Termine siehst du unter Buchungen → Verfügbarkeit → Verfügbare Termine.
Schränkt die Verfügbarkeit einer Buchungsoption zusätzlich ein, ohne die Ressourcen-Zeitpläne zu verändern.
Bestimmt, wie oft eine Ressource gleichzeitig gebucht werden kann: Einfach verfügbar (1x), Mehrfach verfügbar (bis zur eingestellten Anzahl) oder Child-Ressourcen (konkrete Einzeloptionen).
Optionales Start- und Enddatum eines Zeitplans. Ohne Eintrag gilt der Zeitplan dauerhaft. Wird genutzt für saisonale Abweichungen.
Macht eine Ressource für einen Zeitraum unbuchbar. Du erstellst Blocker im Kalender oder auf der Seite Buchungen → Blocker, die alle Blocker in einer Liste zeigt.
Sperrt mehrere Ressourcen gleichzeitig für einen definierten Zeitraum (z. B. Feiertag, Betriebsferien). Unabhängig von Zeitplänen. Du legst ihn unter Buchungen → Blocker über Neu → Globalen Blocker hinzufügen an, Feiertage über Feiertagsblocker hinzufügen.
Reserviert einen Zeitslot exklusiv für eine einzelne Bestellung, sodass keine anderen Kund:innen im selben Slot buchen können (z. B. Gruppenevents).
Benachrichtigt Kund:innen automatisch, sobald ein ausgebuchter Zeitslot wieder frei wird.
Passt die Kapazität von Terminen automatisch an die Nachfrage an, indem On-Demand Ressourcen bei steigender Nachfrage hinzugeschaltet werden.
Eine Ressource, die erst bei Bedarf (steigende Nachfrage) automatisch zur Verfügung gestellt wird. Teil der dynamischen Kapazitätsplanung.

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Buchungsablauf & -arten

Standard-Buchungsablauf: Kund:innen wählen zuerst eine konkrete Ressource, dann die gewünschte Buchungsoption.
Alternativer Buchungsablauf: Kund:innen wählen zuerst die Leistung (Service), dann optional die ausführende Person oder Ressource. anny kann die Ressource auch automatisch zuweisen. Services stehen nicht auf der globalen Explore-Seite.
Bestimmt beim Service-First Flow, welche Ressource automatisch zugewiesen wird: First Available (erste nach Reihenfolge), Round Robin (rotierende Verteilung) oder Random (zufällig).
Steuert, wie eine Buchung die Ressource beeinflusst: Standard (blockiert), Transparent (blockiert nicht), Mehrfach (blockiert mehrere Kapazitätseinheiten) oder Vollständig (blockiert gesamte Kapazität, nur bei Child-Ressourcen).
Bestimmt die Dauer einer Buchungsoption: Feste Dauer (vorgegeben), Flexible Dauer (Min/Max-Rahmen), Dauer nach Zeitplan (füllt den gesamten Slot) oder Serie (mehrere Termine als Paket).
Zeitabstand zwischen möglichen Startterminen einer Buchungsoption (z. B. alle 30 Minuten). Das Raster startet am Beginn des Verfügbarkeitsfensters, nicht automatisch zur vollen Stunde. Mit Smart Availability ist das der erste gemeinsame Zeitpunkt aller nötigen Ressourcen.
Frühestmöglicher Buchungszeitpunkt. Positiv verhindert kurzfristige Buchungen. Negativ (z. B. -8 Stunden) hält eine Tagesbuchung nach dem Start noch offen. Einstellbar in der Buchungsoption unter Allgemeine Informationen → Einstellungen → Zeitregeln.
Maximaler Zeitraum, wie weit in die Zukunft gebucht werden kann. Einstellbar in der Buchungsoption unter Allgemeine Informationen → Einstellungen → Zeitregeln.
Automatisch geblockte Pufferzeit vor und/oder nach einer Buchung. Wird nicht abgerechnet.
Automatisch wiederholte Buchung in einem regelmäßigen Intervall (z. B. wöchentlich).
Mehrere zusammengehörige Termine als buchbares Paket (z. B. 8-teiliger Yogakurs). Kund:innen buchen alle Termine auf einmal.
Ein Checkout-Vorgang, der eine oder mehrere Buchungen zusammenfasst. Enthält Preis, Zahlungsinformationen und Buchungsdetails. Im Admin ist die Bestellung der zentrale Vorgang: Buchungen, Produkte, Buchungspakete und Rabatte hängst du an die Bestellung.
Eine Kundenanfrage, die über ein Anfrageformular, per E-Mail oder über KI-Assistenten eingeht und als Bestellung in der Liste Management → Anfragen landet. Du antwortest, schlägst Buchungen vor und schickst ein Angebot.
Formular, über das Kund:innen eine Anfrage stellen. Liegt im Katalog → Anfrageformulare und hat eine öffentliche Seite, einen QR-Code oder lässt sich einbetten.
Ein Angebot an Kund:innen, das du aus dem Rechnungsentwurf versendest (Als Angebot senden), mit Gültigkeitsdatum und optional reservierten Terminen. Kund:innen nehmen es online an und unterschreiben.

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Smart Availability & Abhängigkeiten

Verbindet Ressourcen miteinander, sodass bei einer Buchung automatisch alle abhängigen Ressourcen blockiert werden, ohne dass Kund:innen diese sehen oder auswählen.
Pool von Ressourcen, aus dem anny automatisch eine verfügbare Ressource pro Gruppe auswählt. Für flexible Setups mit mehreren Ressourcentypen (z. B. 2 Mitarbeitende + 1 Raum).
Automatisch erstellte Reservierung einer abhängigen Ressource bei Smart Availability. Erscheint als Blocker im Kalender der abhängigen Ressource.
Eine Ressource, die bei Buchung einer anderen Ressource automatisch mitblockiert wird. Konfiguriert über den Ressourcen-Tab in der Buchungsoption.

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Kunden & Zugang

Ein geschlossener Bereich innerhalb eines anny Accounts. Steuert, wer bestimmte Ressourcen sehen und buchen kann. Mitglieder werden manuell, per Auto-Join (Domain/SSO/Buchungsregel) oder über ein Abo hinzugefügt.
Ein Guthaben, das einer Person zugeordnet wird und bei jeder passenden Buchung automatisch verbraucht wird. Typen: Menge, Dauer oder Budget. Einmalig oder wiederkehrend.
Ein käufliches, zweckgebundenes Leistungspaket (z. B. 10er-Karte). Kund:innen erhalten einen 8-stelligen Buchungscode, den sie bei zukünftigen Buchungen im Checkout einlösen.
8-stelliger Code aus einem Buchungspaket. Wird im Checkout eingegeben und reduziert den Buchungspreis (Kontingent wird verbraucht).
Ein Mehrzweckgutschein mit reinem Geldwert (0 % USt. beim Kauf). Wird bei beliebigen Buchungen als Zahlungsmittel eingelöst. Nicht zweckgebunden.
Ein prozentualer oder absoluter Preisnachlass, den Kund:innen im Checkout eingeben. Ohne Guthabenlogik, rein preisreduzierend.
Definiert die Konditionen eines Abonnements: Preis, Intervall, Laufzeit, Kündigungsfrist und optionale Benefits (Community-Zugang, Kontingent).
Organisiert Abo-Pläne hierarchisch. Innerhalb einer Gruppe darf eine Person nur ein aktives Abo haben. Die Reihenfolge bestimmt Upgrade- und Downgrade-Logik.
Verbundene Personen, für die du im Namen buchen kannst (z. B. Kolleg:innen). Ermöglicht Buchungen durch Dritte.
Accountweite Regeln, die die Anzahl erlaubter Buchungen pro Zeitraum begrenzen. Mit Geltungsbereich (Ressource/Gruppe/Kategorie) und Nutzersteuerung (Sperrliste/White-List).

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Buchungserweiterungen

Extras, die zu einer Buchung dazugebucht oder einzeln verkauft werden (z. B. Catering, Equipment, Getränke). Produkte haben einen eigenen Bereich unter Katalog → Produkte.
Individuelle Formularfelder pro Buchungsoption, die im Checkout oder beim Check-in abgefragt werden (z. B. Allergien, T-Shirt-Größe).
Dokumente (AGB, Hausordnung, Haftungsausschluss), die im Buchungsprozess per Checkbox oder digitaler Unterschrift bestätigt werden müssen.
Erfasst pro Buchung individuelle Daten für jede teilnehmende Person, sodass jede:r ein eigenes Ticket und einen eigenen Kundendatensatz erhält.
Ermöglicht es, zusätzliche Personen zu einer Buchung hinzuzufügen und deren Sichtbarkeit, Rechte und Kalender-Sync zu steuern.
Automatisch generierte, personalisierte Teilnahmenachweise für Seminare, Workshops oder Kurse.
Preismodifikatoren, die den Basispreis einer Buchungsoption automatisch anpassen: nach Wochentag, Uhrzeit, Auslastung, Community-Zugehörigkeit, Vorlaufzeit oder Buchungsanzahl.
Eine Regel innerhalb des dynamischen Pricings, die den Preis erhöht oder senkt. Typen: Einmaliger Rabatt/Aufschlag, Pro Intervall, Prozentual.
Regeln, die festlegen, bis wann und zu welchen Kosten Kund:innen ihre Buchungen stornieren können.
Zusätzliche E-Mail-Informationen, die auf Account-, Ressourcen- oder Buchungsoptionsebene in Bestätigungsmails und Erinnerungen eingefügt werden. Für den Account pflegst du sie unter Account → Einstellungen → Allgemein → Shop-Einstellungen, für Ressourcen und Buchungsoptionen in deren Einstellungen.

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Zahlungen & Rechnungen

Zahlungsabwicklung über Stripe. Unterstützt SEPA, Kreditkarte, Apple Pay, Google Pay. Voraussetzung für Abos und kostenpflichtige Buchungen mit Online-Checkout.
Ermöglicht Kund:innen, nach der Buchung per Rechnung zu zahlen, statt im Checkout sofort zu bezahlen.
Eine noch nicht finalisierte Rechnung. Kann bearbeitet werden, bevor sie an Kund:innen versendet wird.
Sammelt Rechnungsentwürfe pro Kund:in oder Unternehmen auf einem Saldo, der später als Sammelrechnung konsolidiert wird.
Fasst mehrere Rechnungsentwürfe eines Kundensaldos in einer einzigen Rechnung zusammen.
Point-of-Sale-App für Vor-Ort-Zahlungen per Kartenlesegerät oder Tap to Pay. Verwaltet Kalender und Zahlungen. Trinkgeld kann bei Kartenzahlungen mit kassiert werden.
Zusatzbetrag bei Kartenzahlungen (POS / Terminal). Erscheint auf der Rechnung getrennt vom Umsatz und wird der Mitarbeiter:in zugeordnet, die die Zahlung entgegengenommen hat.

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Kommunikation & CRM

Chronologischer Feed aller Änderungen, E-Mails und internen Notizen zu Buchungen, Bestellungen und Kunden. Steht rechts auf der jeweiligen Detailseite. Oben filterst du nach Alles, Notizen, Kommunikation, Änderungen und System.
Interner Eintrag in der Aktivität. Kund:innen sehen Notizen nicht. Du kannst Kolleg:innen erwähnen, antworten und reagieren.
Eine Notiz, die du über Zuweisen und/oder Fälligkeit setzen jemandem zuteilst. Aufgaben markierst du als erledigt. Deine offenen Aufgaben siehst du auf der Startseite unter Meine Aufgaben.
Organisationsweite Labels (Name, optional Farbe) für Buchungen, Bestellungen, Kund:innen, Ressourcen und Services, z. B. VIP oder Nachfassen. Du setzt sie am Datensatz über Tags suchen oder erstellen und in Tabellen für mehrere Einträge über Tags bearbeiten. Verwaltet werden sie über Tags verwalten oder unter Account → Einstellungen → Gruppen.
Eine gespeicherte Zusammenstellung von Filtern, Spalten und Sortierung einer Tabelle. Im Kalender legt sie fest, welche Ressourcen du siehst. Du legst sie über Ansicht hinzufügen und Ansicht speichern an. Filter speichern sich nicht automatisch.
Eine Ansicht, die für alle Teammitglieder sichtbar ist. Private Ansichten siehst nur du.
Bündelt mehrere Kund:innen unter einem Rechnungsempfänger. Eigene Liste im CRM neben Kunden und Communities, mit Rechnungsadresse, zugeordneten Kund:innen und Kundensalden.
Gezielte Nachrichten an Kund:innen, basierend auf Buchungen, Kundenprofilen oder Abonnements. Du startest eine Broadcast-Nachricht aus der Liste Buchungen oder Kunden.
SMS, WhatsApp oder Telegram-Nachrichten zu Buchungen, Check-Ins und Erinnerungen an Kund:innen oder Gastgeber.

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Check-In & Vor-Ort

Einlasskontrolle per QR-Code-Ticket. Steuert den Zugang, verwaltet Kapazitäten in Echtzeit und ermöglicht Formularabfragen erst vor Ort.
Ein bei der Buchung ausgestelltes Ticket mit QR-Code, das beim Einlass gescannt wird. Pro Ressource aktivierbar.
Ein Tablet mit der anny Check-In App, das am Eingang steht und QR-Codes scannt oder Vor-Ort-Registrierungen ermöglicht.
Verwaltet Laufkundschaft und Terminbuchungen mit Nummernaufruf, Schaltern und Aufrufanzeigen. Einrichtung: Warteschlangensystem.
Verwandelt Tablets und Smart-TVs in interaktive Raumdisplays mit Live-Status, Ad-hoc-Buchung und Check-in.
Zeigt die Belegung von Ressourcen in Echtzeit auf jedem browserfähigen Gerät an, ohne App-Installation.

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Integrationen & Sicherheit

Zentrales Login über einen externen Identity Provider (z. B. Microsoft Entra ID, Google Workspace). Nutzer:innen melden sich mit ihren Unternehmens-Credentials an. Warum die Anmeldeseite nicht wie anny aussieht, erklärt Mit SSO bei anny anmelden.
Authentifizierungsprotokoll für SSO. anny unterstützt Microsoft SAML und Google Workspace SSO.
Automatische Synchronisierung von Benutzerkonten zwischen Identity Provider und anny (Anlegen, Aktualisieren, Deaktivieren).
Synchronisiert Benutzerattribute (z. B. Abteilung, Standort) aus dem Identity Provider mit anny. Ermöglicht automatische Community-Zuordnung basierend auf Benutzergruppen.
Synchronisiert Buchungen und Termine in Echtzeit mit externen Kalendern (Google, Outlook, Microsoft 365, ICS).
Automatisierungsplattform mit einem eigenen anny-Node. Trigger legen Webhook-Abonnements selbst an. Make.com nutzt dagegen generische Webhooks und die anny API.
Integration mit digitalen Türschlössern (Nuki, Salto, Tapkey, dormakaba, EVVA, Comydo u. a.). Gewährt Zugang automatisch basierend auf aktiven Buchungen.

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Apps & Plattform

KI-Assistent, der Anrufe entgegennimmt, Kund:innen berät, Verfügbarkeiten prüft und Buchungen erstellt, per Telefon und Chat. Nicht zu verwechseln mit dem KI-Agenten im Admin, der dir bei der Bedienung hilft.
Native App für iOS und Android. Ermöglicht Buchungen, Check-ins und Kontoverwaltung unterwegs.
Buche Räume und Arbeitsplätze direkt aus Outlook heraus, ohne die anny Buchungsseite zu öffnen.
Integration für Microsoft Teams, um Buchungen direkt aus Teams heraus vorzunehmen.
Ermöglicht es, die Buchungsseite oder einzelne Ressourcen per iFrame oder Script direkt auf der eigenen Website einzubetten.
Hier holst du Links und Einbettungscodes. Für die gesamte Buchungsseite unter Account → Einstellungen → Teilen & Einbetten, für einzelne Ressourcen und Services im gleichnamigen Reiter. Früher hieß der Reiter Buchungsseite.
Visuelle Darstellung von Räumlichkeiten als interaktiver Plan. Grün markierte Ressourcen sind verfügbar und direkt buchbar. Im Admin verwaltest du Karten unter Account → Einstellungen → Karten. Im Kalender gibt es zusätzlich die Ansicht Karte.
Bereich auf der Buchungsseite, der favorisierte Ressourcen in einer Wochenübersicht zeigt. Ermöglicht schnelle Buchung der gesamten Arbeitswoche.

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Auswertung & Daten

Visuelle Auswertungen von Buchungsdaten, Auslastung und Nutzungsverhalten im Admin-Bereich. Erreichbar in der Seitenleiste über Dashboard.
Buchungen, Kunden, Rechnungen und mehr als CSV oder Excel exportieren, einmalig oder automatisch in festen Intervallen. Einmalige Exporte startest du über Export in der jeweiligen Liste. Automatische Exporte verwaltest du unter Account → Einstellungen → Export-Zeitpläne.
Kontoauszüge, Belege und Umsatzübersichten aus anny exportieren und in DATEV oder andere Buchhaltungssysteme integrieren.