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Mit dem anny Outlook Add-In buchst du Meetingräume und Arbeitsplätze direkt beim Erstellen eines Outlook-Termins. Du kannst Teilnehmer:innen außerdem als Besucher:innen registrieren, mit oder ohne Raumbuchung. Der gewählte Raum wird automatisch als Standort hinzugefügt und bleibt mit dem Termin synchron.
Das Outlook Add-In muss von deinem IT-Admin im Exchange bereitgestellt worden sein. Falls du es nicht siehst, wende dich an dein IT-Team.

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Buchung durchführen

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Neuen Termin erstellen

Öffne Outlook und klicke auf Neuer Termin. Stelle wie gewohnt deine gewünschte Zeit ein.
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anny Add-In öffnen

Klicke im Termin-Pop-up oben rechts auf die drei Punkte und wähle anny aus. Das Add-In öffnet sich auf der rechten Seite.
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Verfügbare Ressourcen prüfen

Dir werden alle verfügbaren Ressourcen für den gewählten Zeitraum angezeigt (z. B. Meetingräume, Arbeitsplätze).
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Raum auswählen

Klicke bei der gewünschten Ressource auf Auswählen. Der Raum wird als Standort zum Outlook-Termin hinzugefügt.
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Termin senden

Klicke auf Senden. Deine Buchung ist abgeschlossen.
Du kannst auch mehrere Räume zu einem Termin hinzufügen, z. B. einen Meetingraum und einen Parkplatz.

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Besucher:innen registrieren

Du registrierst externe Gäste als Besucher:innen direkt im Termin. Das funktioniert zusammen mit einer Raumbuchung und auch ohne Raum. Dein Admin muss dafür eine Ressource der Kategorie für Besucherregistrierung eingerichtet haben. Details zur Einrichtung stehen im Artikel Outlook Add-In.
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Teilnehmer:innen zum Termin hinzufügen

Erstelle den Outlook-Termin und füge die Gäste wie gewohnt hinzu. Stelle die gewünschte Zeit ein.
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anny Add-In öffnen

Klicke im Termin-Pop-up oben rechts auf die drei Punkte und wähle anny aus.
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Anwesenheit festlegen

Unter Teilnehmer siehst du die Notiz Wähle aus, wer persönlich oder remote an der Besprechung teilnehmen wird. Stelle die Person auf Vor Ort.
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Registrierung öffnen

Klicke neben der Person auf Als Besucher registrieren.
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Gebäude und Service wählen

Wähle Gebäude und Service. Liegt der Termin außerhalb der Verfügbarkeit, erscheint Für diese Besprechung ist keine Besucherregistrierung verfügbar.
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Daten prüfen und anwenden

Belasse Benachrichtigung senden aktiv, wenn die Person eine anny-Bestätigung erhalten soll. Prüfe Vorname, Nachname und weitere Felder. Klicke auf Anwenden.
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Termin senden

Das Icon wechselt zu Besucherregistrierung bereit. Klicke auf Senden. Die Registrierung wird erst dann in anny bestätigt.
Sobald der Termin gesendet ist, ist die Besucherregistrierung in anny angelegt. Die Organisator:in ist Host der Besucherbuchung.
Outlook Add-In mit Teilnehmerliste. Das Icon neben einem Gast öffnet das Overlay Als Besucher registrieren mit Gebäude, Service, Benachrichtigung senden und Namensfeldern.
Overlay Als Besucher registrieren mit Gebäude, Service und Namensfeldern. Nach dem Anwenden zeigt die Teilnehmerzeile ein grünes Häkchen für Besucherregistrierung bereit.
Eine Raumbuchung im selben Termin ist optional. Registrierte Besucher:innen erscheinen nicht in der Raumliste, sondern nur am Icon neben der Person. Stellst du die Person auf Remote, wird das Icon deaktiviert und eine schon angelegte Registrierung in diesem Entwurf entfernt. Änderst du die Terminzeit, musst du die Registrierung erneut anwenden.

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Filtermöglichkeiten

Im Add-In kannst du deine Suche verfeinern:
  • Zeitraum anpassen: Wähle unter “Buchung finden” zwischen Exakte Übereinstimmung, Am selben Tag oder Innerhalb der Woche.
  • Nach Eigenschaften filtern: Öffne das Filter-Symbol, um nach Ausstattung, Kapazität oder Standort zu suchen.

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Login

Du kannst dich im Outlook Add-In mit deinem SSO (Single Sign-On) oder deinem anny-Account einloggen. Der Login bleibt gespeichert, du musst dich nicht bei jedem Termin erneut anmelden.

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Gut zu wissen

  • Termin verschieben: Wenn du deinen Outlook-Termin verschiebst, ändert sich die anny-Buchung automatisch in Echtzeit mit.
  • Termin löschen: Beim Löschen des Termins wird auch die Buchung in anny storniert.
  • Inkognito-Buchung: Wenn du einen privaten Outlook-Termin über das Add-In sendest, wird die Buchung in anny als Inkognito-Buchung erstellt (für andere Admin-Nutzer:innen nicht sichtbar).
Das Add-In muss von deinem IT-Admin im Exchange oder M365 Admin Center bereitgestellt werden. Frage bei deinem IT-Team nach, ob “anny bookings” installiert ist.
Stelle sicher, dass du den Raum über das anny Add-In hinzugefügt hast (nicht über die native Outlook-Raumsuche). Nur über das Add-In gebuchte Räume synchronisieren sich.
Prüfe, ob der gewählte Zeitraum korrekt ist. Falls keine Ressourcen angezeigt werden, sind möglicherweise alle für diesen Zeitraum ausgebucht. Passe den Zeitfilter an.
Nein, das Add-In bucht immer im Namen des eingeloggten Nutzers. Für Buchungen im Namen anderer nutze die Connected Persons Funktion auf der Buchungsseite.
Ja. Füge die Person zum Termin hinzu, stelle sie auf Vor Ort und wähle Als Besucher registrieren. Ein Raum ist nicht nötig.
Das Icon erscheint nur neben weiteren Teilnehmer:innen, nicht neben Du. Die Person muss auf Vor Ort stehen. Außerdem muss dein Admin eine Ressource der Kategorie für Besucherregistrierung eingerichtet haben.