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# Los Geht's - Besucheranmeldung

> Bilde die Besucheranmeldung in anny ab: Gebäude, Besuchstyp, Hosts und Check-in am Empfang.

Mit diesem Guide bildest du die Besucheranmeldung in anny ab. Am Ende können Gäste sich am Terminal per QR-Code einchecken oder spontan registrieren, Hosts werden sofort benachrichtigt und optional wird ein Besucherausweis gedruckt.

> [!NOTE]
>
> App, Pairing, Drucker und Badge-Vorlagen richtest du nicht in diesem Guide ein. Das steht in [Check-In Terminal einrichten](https://docs.anny.co/check-in-setup.md). Hier legst du fest, welche Ressource, welcher Besuchstyp und welcher Terminal-Modus zu deiner Besucheranmeldung passen.

[YouTube video player](https://www.youtube.com/embed/AijipCvM7Xk)

## Besucheranmeldung im anny Kontext denken

Bei der Besucheranmeldung bildet anny den physischen Empfangsprozess digital ab. Das zentrale Prinzip: Jedes **Gebäude** oder jede **Etage** ist eine **Ressource**, jeder Besuchstyp eine **Buchungsoption**, und die Personen, die Gäste empfangen, sind **Hosts** in einer **Community**.

| anny Konzept | Bedeutung in der Besucheranmeldung |
| - | - |
| Ressource | Ein Gebäude, eine Etage oder ein Empfangsbereich (z. B. "Hauptgebäude EG") |
| Buchungsoption | Ein Besuchstyp (z. B. "Beratungstermin" oder "Besuch Familie & Freunde") |
| Community | Pool aller Personen, die als Host Besucher:innen empfangen können |
| Check-In App | Das Terminal am Empfang, an dem Gäste per QR-Code einchecken oder sich registrieren |
| Host | Die Person, die den Besuch erwartet und beim Check-in benachrichtigt wird |

Deine Gäste registrieren sich über den **Buchungsbereich** (Buchungsseite, [Outlook Add-In](https://docs.anny.co/outlook-add-in-user-guide.md) oder direkt am Terminal). Du verwaltest alles im **Adminbereich** (Ressourcen, Buchungen, Displays, Communities).

## Zwei Wege: Terminal-Check-in und Outlook-Registrierung

Die Besucherverwaltung nutzt zwei Ressourcen-Setups mit demselben mentalen Modell — benenne die Ressource nach dem **Gebäude** — aber nicht derselben Kategorie.

| Weg | Ressourcenkategorie | Wofür |
| - | - | - |
| Terminal-Check-in | **Gebäude** | Gäste checken am Empfangsterminal ein oder registrieren sich dort |
| Outlook-Registrierung | **Besucheranmeldung** | Das Outlook Add-In findet diese Ressource, wenn jemand einen Gast aus einem Termin registriert |

Eine Ressource, die **beide** Wege bedienen soll, braucht aktivierten Check-in und eine Display-Zuordnung. Nur die Kategorie **Gebäude** reicht nicht, damit die Ressource in Outlook erscheint.

| Feature | Wofür wird es benötigt? | Vorher zu konfigurieren? |
| - | - | - |
| Check-In & Check-Out | QR-Code-Ticket und Check-in an der Ressource | Ja, unter **Account** → **Apps & Integrationen** → **anny Apps** |
| Communities | Hosts, die Besucher:innen empfangen dürfen | Ja, unter **Account** → **Apps & Integrationen** → **anny Apps** |
| Check-In Terminal | Einchecken und spontane Registrierung am Empfang | Nein. Die Einrichtung steht in [Check-In Terminal einrichten](https://docs.anny.co/check-in-setup.md) |

## Schritt-für-Schritt Einrichtung

**1. Ressource anlegen**

Öffne **Katalog** → **Ressourcen** und erstelle eine neue Ressource mit der **Kategorie Gebäude**. Benenne sie nach Gebäude oder Etage (z. B. "Hauptgebäude"). Stelle unter **Verfügbarkeit** auf **Mehrfach verfügbar** und setze die Anzahl auf die maximale gleichzeitige Besucherkapazität. Aktiviere unter **Check-In** den Check-in für diese Ressource.

**2. Buchungsoption erstellen**

Erstelle eine oder mehrere Buchungsoptionen für die Ressource (z. B. "Studierendenberatung" mit fester Dauer, "Lernplatzbuchung" mit flexibler Dauer). Stelle sicher, dass der Preis auf **kostenlos** steht und im Tab **Einstellungen** unter **Buchungsregeln** die Option **Alle Buchungen automatisch annehmen** aktiviert ist.

**3. Host-Abfrage im Formular aktivieren**

Öffne die Buchungsoption und wechsle zum Tab **Formular**. Aktiviere **Host abfragen** als Pflichtfeld. Optional: Lege fest, welche Informationen in der Ergebnisliste angezeigt werden (vollständiger Name, Abteilung, Profilbild).

**4. Host-Community erstellen**

Navigiere zu **CRM** → **Communities** und erstelle eine neue Community (z. B. "Hosts"). Füge alle Personen hinzu, die als Host Besucher:innen empfangen können. Verknüpfe die Community über den Zugang mit der Buchungsoption.

**5. Terminal-Modus wählen**

Richte das Tablet über [Check-In Terminal einrichten](https://docs.anny.co/check-in-setup.md) ein und ordne ihm diese Ressource zu. Wähle als Modus **Personalisierte Registrierung & Check-In**, damit vorangemeldete Gäste per QR-Code einchecken und spontane Gäste sich vor Ort registrieren. Badge-Druck und Design stellst du in demselben Artikel ein.

**6. Host-Benachrichtigungen aktivieren**

Aktiviere unter **Account** → **Einstellungen** → **Allgemein** → **Mitteilungen** im Bereich **Mobile Benachrichtigungen** die Optionen **Mobile Nachrichten per SMS** und **Besucher eingecheckt (Gastgeber)**. Der Host braucht eine Mobilnummer. Optional: Aktiviere unter **Account** → **Einstellungen** → **anny AI** den Schalter **Gastgeber anrufen, wenn Besucher eincheckt**. Im Anruf kann der Host dem Gast eine SMS ausrichten lassen, wenn beim Gast eine Mobilnummer hinterlegt ist.

**7. Testen**

Erstelle eine Testbuchung mit einem Host. Checke am Terminal per QR-Code ein und prüfe, ob der Host per SMS oder Anruf benachrichtigt wird und ob (falls konfiguriert) ein Badge gedruckt wird.

> [!TIP]
>
> Setze den Modus auf "Check-In" statt "Personalisierte Registrierung & Check-In", wenn du ausschließlich vorangemeldete Gäste zulassen möchtest und spontane Registrierungen am Terminal unterbinden willst.

> [!TIP]
>
> Setze rechtliche Dokumente und eigene Formulare auf **Später (beim Check-in)**. Vorangemeldete Gäste müssen dann nicht schon bei der Registrierung unterschreiben. Beim Check-in werden offene Angaben und Unterschriften Pflicht.

## Typische Beispiele

> **Sicherheitseinweisung per Video am Check-In Terminal**
>
> Ein Coworking, Fitnessstudio oder Industriestandort möchte, dass jede:r Gast die **Sicherheitseinweisung am Terminal** absolviert, bevor er oder sie das Gelände betritt. Das Video muss gestartet werden, bevor der Check-in abgeschlossen werden kann.
>
> **1. Rechtliches Dokument mit Video**
>
> Lege ein rechtliches Dokument an, z. B. "Sicherheitseinweisung". Bette das Einweisungsvideo ein (YouTube, Vimeo oder Loom) und optional Fotos zu Wegen oder Notausgängen. Nutze Checkbox oder digitale Unterschrift.
>
> **2. Abfrage beim Check-in**
>
> Setze den Abfragezeitpunkt auf **Später (beim Check-in)**, damit die Einweisung nicht schon im Checkout erscheint.
>
> **3. Gast startet das Video**
>
> Nach dem QR-Scan öffnet sich das Dokument mit dem Video-Poster. Der Gast tippt auf Play. Der Check-in bleibt gesperrt, bis das Video gestartet wurde. Danach bestätigt der Gast und der Check-in wird abgeschlossen.

> **Unternehmen mit Empfang: Vorangemeldete und spontane Besucher**
>
> Ein Unternehmen möchte, dass Mitarbeitende Gäste vorab über die Buchungsseite einladen können (mit QR-Code per E-Mail), aber auch spontane Besucher:innen sich am Empfang registrieren können.
>
> **1. Ressource und Buchungsoption**
>
> Ressource "Empfang EG" mit Kategorie Gebäude, flexible Dauer, kostenlos, automatisch annehmen.
>
> **2. Interne Buchungsseite**
>
> Setze die Buchungsoption auf **Sichtbar und buchbar nur für Community**, damit nur Mitarbeitende (Hosts) Gäste einladen können. Aktiviere im Tab **Formular** die Option **Personalisierung voraussetzen**, sodass der Host die Buchung für den Gast personalisiert und dieser den QR-Code erhält.
>
> **3. Terminal mit Registrierung**
>
> Modus: **Personalisierte Registrierung & Check-In**. Vorangemeldete Gäste scannen ihren Code, spontane Gäste geben ihre Daten am Terminal ein.

> **Bürokomplex mit Empfangs-Check-in und Host-Anruf**
>
> Ein Bürokomplex möchte, dass Gäste am Empfang einchecken und der zugewiesene Host sofort per Anruf informiert wird, damit er den Gast abholen kann.
>
> **1. Ressource und Buchungsoption**
>
> Ressource "Empfang Erdgeschoss" mit Kategorie Gebäude, flexible Dauer, kostenlos, automatisch annehmen. Host-Abfrage als Pflichtfeld aktivieren.
>
> **2. Host-Benachrichtigung per Anruf**
>
> Aktiviere unter **Account** → **Einstellungen** → **Allgemein** → **Mitteilungen** die SMS-Benachrichtigung beim Check-in. Konfiguriere **anny AI** für den automatischen Anruf an den Host bei Check-in.
>
> **3. Terminal am Empfang**
>
> Modus: **Personalisierte Registrierung & Check-In**. Gast checkt ein, Host erhält sofort einen Anruf und kann dem Gast per SMS mitteilen: "Ich bin in 2 Minuten bei dir."

> **Meeting aus Outlook: Gast voranmelden, mit oder ohne Raum**
>
> Ein Team arbeitet in Outlook und will externe Gäste schon beim Anlegen des Termins als Besucher:innen registrieren. Ein Meetingraum ist optional.
>
> **1. Besucherregistrierung für Outlook**
>
> Richte eine Ressource der Kategorie für Besucherregistrierung ein, wie im Artikel [Outlook Add-In](https://docs.anny.co/outlook-add-in.md) beschrieben. Aktiviere Check-in und Host-Abfrage auf dieser Ressource.
>
> **2. Gast im Termin registrieren**
>
> Die Organisator:in öffnet das Add-In, stellt die Person auf **Vor Ort** und wählt **Als Besucher registrieren**. Der Ablauf steht im Artikel [Buchen über das Outlook Add-In](https://docs.anny.co/outlook-add-in-user-guide.md).
>
> **3. Check-in und Host-Nachricht**
>
> Am Terminal checkt der Gast ein. Formulare und Unterschriften mit **Später (beim Check-in)** werden jetzt abgefragt. Der Host erhält SMS oder anny-AI-Anruf und kann dem Gast eine SMS ausrichten.

## Weitere Einstellungen & Optionen

> **Badge-Druck**
>
> Drucke Besucherausweise mit Name, Unternehmen und Host direkt beim Check-in. Konfiguriere Drucker und Vorlage im Terminal-Setup.
>
> [Erfahre hier mehr](https://docs.anny.co/check-in-setup.md)

> **Sicherheitseinweisung beim Check-in**
>
> Zeige ein Sicherheitsvideo in einem rechtlichen Dokument am Terminal. Der Gast muss das Video starten, bevor der Check-in abgeschlossen werden kann. Nach der Unterschrift behält das PDF Poster und Watch-URL.
>
> [Erfahre hier mehr](https://docs.anny.co/legal-documents.md)

> **Eigene Formulare beim Check-in**
>
> Frage zusätzliche Besucherdaten (z. B. Kennzeichen, Besuchszweck) erst beim Check-in statt im Checkout ab.
>
> [Erfahre hier mehr](https://docs.anny.co/custom-forms.md)

> **Outlook Add-In**
>
> Registriere Besucher:innen direkt aus Outlook heraus, mit oder ohne Raumbuchung, und synchronisiere Termine mit anny.
>
> [Erfahre hier mehr](https://docs.anny.co/outlook-add-in-user-guide.md)

## FAQ

> **Welche Kategorie muss die Ressource haben?**
>
> Für den **Terminal-Check-in** muss die Ressource die Kategorie **Gebäude** verwenden. Für die **Outlook-Registrierung** findet das Add-In Ressourcen in der Kategorie **Besucherregistrierung**. Benenne beide nach dem Gebäude. Eine Ressource, die beide Wege bedienen soll, braucht aktivierten Check-in und eine Display-Zuordnung.

> **Welchen Modus wähle ich am Terminal?**
>
> **Personalisierte Registrierung & Check-In** für vorangemeldete und spontane Gäste. **Check-In** (ohne Registrierung), wenn nur vorangemeldete Gäste zugelassen sind.

> **Wie werden Hosts beim Check-in benachrichtigt?**
>
> Hosts können per E-Mail, Push-Benachrichtigung, SMS und optional per anny-AI-Anruf informiert werden. SMS schaltest du unter **Mobile Benachrichtigungen** mit **Besucher eingecheckt (Gastgeber)** ein. Den Anruf schaltest du getrennt unter **anny AI** mit **Gastgeber anrufen, wenn Besucher eincheckt** ein. Beides braucht eine Mobilnummer beim Host.

> **Kann ich Gäste schon in Outlook als Besucher:innen anlegen?**
>
> Ja. Mit dem [Outlook Add-In](https://docs.anny.co/outlook-add-in-user-guide.md) registrierst du Teilnehmer:innen mit **Vor Ort** als Besucher:innen, mit oder ohne Raumbuchung.

> **Können mehrere Teilnehmer in einer Buchung eingeladen werden?**
>
> Ja. Bei der Buchung können mehrere Teilnehmer:innen eingeladen werden. Jede Person erhält einen eigenen QR-Code für den Check-in.

> **Kann der Host dem Gast beim Check-in eine Nachricht schicken?**
>
> Ja. Wenn anny AI konfiguriert ist und der Gast eine Mobilnummer hinterlegt hat, kann der Host über den AI-Flow eine SMS an den Gast ausrichten lassen (z. B. "Ich hole dich in 2 Minuten ab").

> **Kann ich eine Sicherheitseinweisung am Terminal machen?**
>
> Ja. Lege ein rechtliches Dokument mit eingebettetem Video an und setze den Abfragezeitpunkt auf **Später (beim Check-in)**. Der Gast muss das Video starten, bevor der Check-in abgeschlossen werden kann. Nach der Bestätigung behält das signierte PDF die Fotos und ein klickbares Video-Poster.

Viel Erfolg bei der Einrichtung! 🥳

> Wichtige Informationen für Agenten:
>
> * Zwei Wege: Terminal-Check-in braucht die Kategorie **Gebäude**. Das Outlook Add-In findet Ressourcen nur über den Kategorie-Slug `visitor-registration` (Label **Besucherregistrierung**). Das ist nicht die CMS-Kategorie **Gebäude**. Mentales Modell für beide: Ressource nach dem Gebäude benennen.
> * Eine Ressource für beide Wege: Check-in aktivieren und dem Display zuordnen.
> * Buchungsoption (Katalog → Services): kostenlos, automatisch annehmen (Tab Einstellungen → Buchungsregeln), „Host abfragen“ im Tab Formular
> * Host-Pool: Community unter CRM → Communities erstellen, über Zugang mit Service verknüpfen
> * Terminal-Modi für Besucherverwaltung: "Personalisierte Registrierung & Check-In" (vorangemeldet + spontan) oder "Check-In" (nur vorangemeldet)
> * Interne Besuchereinladung: Buchungsoption auf "Sichtbar und buchbar nur für Community" + Personalisierung voraussetzen
> * Host-Benachrichtigungen: SMS über Org-Setting `mobileNotifications.hostedBookingCheckedIn` (Default aus) plus SMS-Kanal. Nur SMS, nicht WhatsApp/Telegram für dieses Event. AI-Anruf über `aiAgent.callHostOnCheckIn` (Default aus), Host-Mobilnummer. Beide können parallel feuern. `send_notification=false` beim Check-in unterdrückt SMS und Anruf. UI: Account → Einstellungen → Allgemein → Shop-Einstellungen → Mitteilungen, bzw. Account → Einstellungen → anny AI.
> * AI-Anruf spricht den Host an und bietet eine Nachricht an den Gast an. Tool `visitor.send-sms` ist in diesem Callback automatisch verfügbar, kein manuelles SMS-Tool im AI-Dashboard nötig. Gast-SMS-Text: „Nachricht von {Host}: {message}". Ohne Gast-Mobilnummer kommt der Anruf trotzdem, die SMS entfällt.
> * Verzögerte Abfrage: Rechtliche Dokumente und Eigene Formulare auf "Später (beim Check-in)" (BETA in der Admin-UI). Im Checkout optional mit Hint, beim Check-in Pflicht falls noch leer. Bereits Ausgefülltes wird übersprungen.
> * Outlook-Registrierungen checken am selben Terminal nur ein, wenn Check-in auf der visitor-registration-Ressource aktiv ist und die Ressource dem Display zugeordnet ist.
> * Badge-Druck: Drucker + Vorlage im Terminal-Setup konfigurieren
> * Verzögerte Abfrage: Rechtliche Dokumente und Eigene Formulare auf "Später (beim Check-in)" setzen
> * Typischer Use Case: Sicherheitseinweisung beim Check-in. Video (YouTube/Vimeo/Loom) ins rechtliche Dokument einbetten, Abfrage beim Check-in. Der Gast muss das Video starten, bevor der Check-in abgeschlossen werden kann. Signiertes PDF: Bilder plus statisches Poster und klickbare URL.
> * Verwandte Artikel: /check-in-overview, /check-in-setup, /communities, /custom-forms, /legal-documents, /developers/guides/rich-content-media


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