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# Los Geht's - Raumbuchung

> Richte buchbare Räume ein und ermögliche externen Kund:innen die eigenständige Online-Buchung inkl. Zahlung.

Mit anny bildest du die Vermietung von Räumen vollständig digital ab: Kund:innen finden den passenden Raum, buchen online und erhalten automatisch Bestätigung, Rechnung und Zugang. Ob Business Center, Kulturstätte oder Tagungshaus, in diesem Guide richtest du alles Schritt für Schritt ein.

## Raumbuchung im anny Kontext denken

Bei der Raumbuchung ist jeder physische Raum eine eigene Ressource. Die Buchungsoption definiert, wie der Raum gebucht wird: stundenweise, halbtags oder ganztags, mit Preis und ggf. Staffelung. Kund:innen wählen auf der Buchungsseite zuerst den Raum und dann die gewünschte Buchungsoption (Resource-first Flow).

| Begriff aus dem Use Case | anny-Konzept |
| - | - |
| Meetingraum, Seminarraum, Saal | Ressource |
| Stundenweise / halbtags / ganztags buchen | Buchungsoption |
| Verfügbare Zeiten des Raums | Zeitplan |
| Catering, Beamer, Bestuhlung | Zusatzoption |
| Raumdetails abfragen (Personenanzahl, Zweck) | Eigene Formulare |
| AGB, Nutzungsordnung, Hausordnung | Rechtliche Dokumente |
| Gebäudeübersicht mit Räumen | Karte / Interaktiver Lageplan |

| Feature | Wofür wird es benötigt? | Vorher zu konfigurieren? |
| - | - | - |
| Zahlungsabwicklung & Rechnungsstellung | Online-Zahlung bei Buchung | Ja, Stripe Connect einrichten |
| Zusatzoptionen | Add-Ons, zusätzliche Räume oder Empfehlungen anbieten | Ja, unter Apps & Integrationen → anny Apps aktivieren |
| Smart Availability | Teilbare Räume (z. B. Saal in zwei Hälften) | Ja, unter Apps & Integrationen → anny Apps aktivieren |
| Karten & Interaktive Lagepläne | Räume visuell im Gebäudeplan zeigen | Ja, unter Apps & Integrationen → anny Apps aktivieren |

## Schritt-für-Schritt Einrichtung

**1. Ressource anlegen**

Öffne im linken Menü **Katalog** → **Ressourcen** und klicke auf **Neu**. Vergib einen Namen (z. B. "Konferenzraum Erdgeschoss"), hinterlege Kapazität, Ausstattung und ein Bild. Verwende Kategorien (z. B. "Seminarräume", "Veranstaltungssäle"), um mehrere Räume zu strukturieren.

**2. Zeitplan erstellen**

Navigiere zu **Ressource → Verfügbarkeit → Zeitpläne** und erstelle einen Zeitplan mit den buchbaren Tagen und Uhrzeiten. Für eine Kulturstätte z. B. Dienstag bis Samstag, 09:00 bis 22:00 Uhr.

**3. Buchungsoption konfigurieren**

Öffne die Ressource und wechsle zum Tab **Buchungsoptionen**. Erstelle eine oder mehrere Optionen:

* **Stundenweise**: flexible Dauer, z. B. Min. 2 Stunden, Max. 10 Stunden, Stundenpreis 25 €
* **Ganztags**: feste Dauer 8 Stunden, Pauschalpreis 150 €

Aktiviere in den erweiterten Einstellungen eine **Vorlaufzeit** (z. B. 48 Stunden) und einen **Vorausbuchungszeitraum** (z. B. 90 Tage).

**4. Formulare hinzufügen**

Unter **Buchungsoption → Formular** kannst du pro Buchung zusätzliche Informationen abfragen. Typische Felder für Raumbuchung:

* Anzahl Personen
* Zweck der Nutzung (z. B. Workshop, Feier, Seminar)
* Gewünschte Bestuhlung
* Ansprechperson vor Ort

Diese Daten siehst du als Admin direkt in der Buchungsübersicht.

**5. Rechtliche Dokumente hinterlegen**

Unter **Buchungsoption → Rechtliche Dokumente** lädst du AGB, Nutzungsordnung oder Hausordnung hoch. Kund:innen müssen diese beim Checkout akzeptieren. Optional kannst du eine digitale Signatur verlangen.

**6. Online-Zahlung aktivieren**

Richte unter **Account** → **Einstellungen** → **Online-Zahlungen** Stripe Connect ein. Aktiviere anschließend die Online-Zahlung auf der Buchungsoption. Kund:innen bezahlen direkt bei der Buchung per Kreditkarte, Apple Pay oder Google Pay.

**7. Stornierungsbedingungen festlegen**

Unter **Buchungsoption → Stornierungsbedingungen** definierst du, bis wann kostenlos storniert werden darf und welche Gebühren danach anfallen. Beispiel: kostenlose Stornierung bis 7 Tage vorher, danach 50 % Stornogebühr.

**8. Buchungsseite prüfen**

Öffne deine Buchungsseite und prüfe den gesamten Flow: Raumauswahl, Zeitauswahl, Formular, rechtliche Dokumente, Zahlung. Teste mit einer Beispielbuchung.

## Typische Beispiele

> **Business Center vermietet Konferenzräume an externe Kund:innen**
>
> Ein Business Center bietet 4 unterschiedlich große Konferenzräume zur stundenweisen Anmietung an. Externe Unternehmen buchen Räume für Workshops, Kundentermine oder Schulungen.

> **Kulturstätte vermietet Veranstaltungssaal für Feiern und Events**
>
> Ein Kulturhaus bietet seinen großen Saal und einen kleineren Seminarraum für externe Veranstaltungen an: Hochzeiten, Konzerte, Lesungen, Vereinsfeste.

## Weitere Einstellungen & Optionen

> **Karten & Interaktive Lagepläne**
>
> Zeichne deine Räume auf einer interaktiven Gebäudekarte ein, damit Kund:innen sie visuell finden und direkt buchen können.
>
> [Erfahre hier mehr](https://docs.anny.co/maps-and-floor-plans.md)

> **Smart Availability**
>
> Verknüpfe Räume miteinander, um teilbare Flächen abzubilden. Wird der Gesamtraum gebucht, blockiert anny automatisch die Teilräume.
>
> [Erfahre hier mehr](https://docs.anny.co/smart-availability.md)

> **Dynamic Pricing**
>
> Konfiguriere Rabatte ab einer bestimmten Buchungsdauer, Wochenend-Zuschläge oder auslastungsbasierte Preisanpassungen pro Buchungsoption.
>
> [Erfahre hier mehr](https://docs.anny.co/dynamic-pricing.md)

> **Smart-Locks & Zutritt**
>
> Verbinde Schließsysteme mit anny, um pro Buchung automatisch einen zeitlich begrenzten PIN oder Zugang zum gebuchten Raum zu erstellen.
>
> [Erfahre hier mehr](https://docs.anny.co/smart-locks-overview.md)

## FAQ

> **Kann ich Buchungsanfragen manuell bestätigen statt automatisch?**
>
> Ja. Eine Buchung wird zur Anfrage, sobald "Alle Buchungen automatisch annehmen" an der Ressource oder an der gebuchten Buchungsoption deaktiviert ist. Beide müssen aktiv sein, damit die Buchung automatisch angenommen wird. Die Buchungsoption überschreibt die Ressource nicht. Kund:innen senden dann eine Anfrage, die du im Kalender oder unter Buchungen annimmst oder ablehnst.

> **Wie frage ich individuelle Informationen bei der Buchung ab?**
>
> Unter **Buchungsoption → Formular** erstellst du eigene Felder (Text, Dropdown, Zahl, Datei-Upload). Die Antworten siehst du in der Buchungsübersicht und im Export. Alternativ kannst du generelle Felder auch auf Organisationsebene unter **Account** → **Einstellungen** → **Datenfelder** hinterlegen.

> **Kann ich einen großen Saal in zwei buchbare Hälften aufteilen?**
>
> Ja, mit Smart Availability. Du legst den Gesamtraum und die Hälften als separate Ressourcen an. In der Buchungsoption des **Gesamtraums** hinterlegst du die Teilräume unter **Abhängigkeiten**. Wird der Gesamtraum gebucht, blockiert anny beide Hälften. Hänge den Gesamtraum nicht als Abhängigkeit an die Teilräume — sonst blockieren sich die Hälften gegenseitig.

> **Können Kund:innen vor der Buchung AGB oder eine Nutzungsordnung akzeptieren?**
>
> Ja. Unter **Buchungsoption → Rechtliche Dokumente** hinterlegst du PDF-Dokumente, die im Checkout angezeigt werden. Kund:innen müssen diese akzeptieren (Checkbox) oder optional digital signieren, bevor sie abschließen können.

Viel Erfolg bei der Einrichtung! 🥳

> Wichtige Informationen für Agenten:
>
> * Raumbuchung nutzt den Resource-first Flow: Kund:innen wählen zuerst den Raum (Ressource), dann die Buchungsoption. Service-first Flow ist hier nicht relevant.
> * Terminologie: Im Raumbuchung-Kontext wird "Buchungsoption" verwendet, nicht "Service".
> * "Alle Buchungen automatisch annehmen" gilt an Ressource und Buchungsoption gleichzeitig und überschreibt sich nicht (anders als Zeitangaben). Eine Kundenbuchung wird nur automatisch angenommen, wenn beide Schalter an sind; ist einer aus, bleibt sie eine Anfrage. Buchungen, die ein Admin anlegt, werden unabhängig davon angenommen.
> * Für teilbare Räume: Smart Availability unter Features aktivieren. Gesamtraum UND Teilräume als eigene Ressourcen anlegen. Nur die Buchungsoption des Gesamtraums hängt die Teilräume als Abhängigkeiten an — nicht umgekehrt, sonst blockieren sich die Hälften.
> * Kalender-Sync: Outlook und Google sind persönliche Kalenderintegrationen. Für Raum-Kalender (shared mailbox) wird M365 Workspace benötigt.
> * Smart-Lock Integrationen (Glutz, Nuki, Salto, Comydo etc.) erstellen pro Buchung automatisch zeitlich begrenzten Zugang. Konfiguration über Account → Apps & Integrationen → System → Regel anlegen (Ressource zu Zugangspunkt).
> * Wiederkehrende Buchungen funktionieren mit Pricing, Quota, Add-Ons und Smart Availability (seit Juni 2026).
> * Stornierungszeitraum = bis wann storniert werden darf. Stornierungsbedingungen = ob und welche Gebühren anfallen.
> * Verwandte Artikel: Smart Availability, Zeitpläne & Termine, Buchungsoption konfigurieren, Eigene Formulare, Rechtliche Dokumente, Stornierungsbedingungen, Karten & Interaktive Lagepläne, Dynamic Pricing, Smart-Locks Übersicht.


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