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# Los Geht's – Universitätsbibliothek (Check-In)

> Richte Lernplatzbuchung mit Check-In Terminal, Kapazitätssteuerung und Vor-Ort-Registrierung für Bibliotheken ein.

Mit diesem Guide richtest du ein Selbstbedienungsterminal für deine Universitätsbibliothek ein. Am Ende können Studierende per QR-Code einchecken, sich spontan vor Ort registrieren, und ungenutzte Plätze werden automatisch wieder freigegeben.

## Universitätsbibliothek im anny Kontext denken

Bei der Lernplatzverwaltung bildet anny die physische Bibliotheksstruktur digital ab. Das zentrale Prinzip: Jeder **Lesesaal** oder **Bereich** ist eine **Ressource** mit begrenzter Kapazität, und das **Check-In Terminal** steuert die Anwesenheit in Echtzeit.

| anny Konzept | Bedeutung in der Bibliothek |
| - | - |
| Ressource | Ein Lesesaal, ein Bereich oder eine Etage (z. B. "Lesesaal 2. OG") |
| Buchungsoption | Ein Buchungstyp (z. B. "Lernplatz Halbtag" oder "Lernplatz flexibel") |
| Mehrfach verfügbar | Anzahl der gleichzeitig verfügbaren Lernplätze |
| Check-In App | Terminal am Eingang zum Ein- und Auschecken |
| Kapazität freigeben | Nach Check-Out wird der Platz sofort für andere Studierende buchbar |

Studierende buchen über den **Buchungsbereich** (Web oder App) oder registrieren sich spontan am Terminal. Du verwaltest alles im **Adminbereich** (Ressourcen, Buchungen, Displays, Auslastung).

## Schritt-für-Schritt Einrichtung

**1. Ressource anlegen**

Öffne **Ressourcen** und erstelle eine Ressource für den Bibliotheksbereich (z. B. "Lesesaal Hauptgebäude"). Stelle unter **Verfügbarkeit** auf **Mehrfach verfügbar** und setze die Anzahl auf die verfügbaren Lernplätze. Aktiviere unter **Check-In** den Check-in für diese Ressource.

**2. Check-In Einstellungen konfigurieren**

Unter **Ressource** → **Check-In**: Aktiviere **Kapazität freigeben**, damit nach einem Check-Out der Platz sofort wieder buchbar wird. Aktiviere **Mehrfach Check-In**, falls Studierende den Bereich kurz verlassen und zurückkehren dürfen. Setze optional eine **Minimum Check-In Zeit** (z. B. 30 Minuten), um vorzeitige Check-Outs zur Kontingent-Optimierung zu verhindern.

**3. Buchungsoption erstellen**

Erstelle eine Buchungsoption (z. B. "Lernplatz flexibel" mit flexibler Dauer oder "Lernplatz Halbtag" mit fester Dauer). Stelle sicher: **kostenlos**, **alle Buchungen automatisch annehmen**.

**4. Check-In und Check-Out getrennt steuern**

Deaktiviere den selbstständigen **Check-In** in den Ressourceneinstellungen, sodass ein Check-In nur am Terminal vor Ort möglich ist (kontrollierte Anwesenheitsprüfung). Erlaube einen flexiblen, selbstständigen **Check-Out** durch Studierende über die mobile App oder Web-Anwendung, um Schlangen am Ausgang zu vermeiden.

**5. Terminal einrichten**

Richte ein Check-In Terminal gemäß [Check-In Terminal einrichten](https://docs.anny.co/check-in-setup.md) ein. Wähle den passenden Modus:

* **Check-In & Check-Out**: Nur vorangemeldete Studierende (mit Buchung) können ein- und auschecken.
* **Personalisierte Registrierung, Check-In & Check-Out**: Vorangemeldete und spontane Studierende können sich registrieren, einchecken und auschecken.

**6. Mehrere Terminals aufstellen (optional)**

Stelle separate Terminals für Ein- und Ausgang auf: Ein Terminal im Modus **Check-In** am Eingang, ein Terminal im Modus **Check-Out** am Ausgang. Beide werden mit der gleichen Ressource verbunden.

**7. Testen**

Erstelle eine Testbuchung, checke am Eingangs-Terminal ein und prüfe, ob die Kapazität korrekt reduziert wird. Checke anschließend aus und prüfe, ob der Platz wieder freigegeben wird.

> [!TIP]
>
> Mit der getrennten Steuerung von Check-In (nur am Terminal) und Check-Out (flexibel per App) vermeidest du Schlangen am Ausgang und behältst trotzdem die Kontrolle über die Anwesenheit.

## Typische Beispiele

> **Bibliothek mit reinem Voranmeldungs-System**
>
> Eine Universitätsbibliothek möchte, dass Studierende ausschließlich mit vorheriger Online-Buchung einen Lernplatz nutzen können. Spontane Besuche ohne Buchung sind nicht erlaubt.
>
> **1. Ressource und Buchungsoption**
>
> Ressource "Lesesaal" mit 200 Plätzen (Mehrfach verfügbar: 200), Buchungsoption "Lernplatz" mit flexibler Dauer, kostenlos, automatisch annehmen.
>
> **2. Terminal-Modus**
>
> Modus: **Check-In & Check-Out**. Nur Studierende mit gültigem QR-Code-Ticket können einchecken.
>
> **3. Kapazität freigeben**
>
> Aktiviere **Kapazität freigeben**, damit No-Shows und frühe Check-Outs sofort wieder Plätze freigeben.

> **Bibliothek mit Vor-Ort-Registrierung und Online-Buchung**
>
> Eine Bibliothek möchte sowohl Online-Buchungen als auch spontane Registrierungen am Terminal ermöglichen, um die Auslastung zu maximieren.
>
> **1. Ressource und Buchungsoption**
>
> Ressource "Lesesaal" mit 150 Plätzen, Buchungsoption "Lernplatz flexibel" mit flexibler Dauer, kostenlos, automatisch annehmen.
>
> **2. Terminal-Modus**
>
> Modus: **Personalisierte Registrierung, Check-In & Check-Out**. Studierende mit Buchung scannen ihren QR-Code, spontane Besucher:innen geben ihre E-Mail ein und werden vor Ort registriert.
>
> **3. Getrennte Ein-/Ausgänge**
>
> Ein Terminal am Eingang (Modus: **Personalisierte Registrierung & Check-In**), ein Terminal am Ausgang (Modus: **Check-Out**). Alternativ: Check-Out über die mobile App erlauben.

## Weitere Einstellungen & Optionen

> **Buchungen pro Startzeit**
>
> Begrenze die Ankünfte pro Zeitslot, um Ansturm am Terminal zu entlasten und den Einlass zu staffeln (z. B. max. 50 Check-Ins pro halbe Stunde).
>
> [Erfahre hier mehr](https://docs.anny.co/check-in-overview.md)

> **Communities**
>
> Beschränke die Lernplatzbuchung auf bestimmte Gruppen (z. B. nur eingeschriebene Studierende) und steuere den Zugang über Community-Mitgliedschaft.
>
> [Erfahre hier mehr](https://docs.anny.co/communities.md)

> **Eigene Formulare beim Check-in**
>
> Frage zusätzliche Daten (z. B. Matrikelnummer, Fachbereich) erst beim Check-in ab, statt im Buchungsprozess.
>
> [Erfahre hier mehr](https://docs.anny.co/custom-forms.md)

> **Globale Buchungsregeln**
>
> Definiere übergreifende Regeln für Buchungslimits, z. B. maximale Buchungen pro Person und Tag oder Woche, um faire Platzverteilung sicherzustellen.
>
> [Erfahre hier mehr](https://docs.anny.co/booking-rules.md)

## FAQ

> **Wie verhindere ich No-Shows?**
>
> Aktiviere **Kapazität freigeben** in den Check-In-Einstellungen der Ressource. Wenn Studierende nicht einchecken, wird der Platz nach Ablauf des Check-In-Zeitraums automatisch wieder freigegeben.

> **Kann ich Check-In nur am Terminal und Check-Out über die App erlauben?**
>
> Ja. Deaktiviere den selbstständigen Check-In in den Ressourceneinstellungen (Check-In nur am Terminal) und erlaube den flexiblen Check-Out über App oder Web.

> **Können Studierende sich spontan einen Platz sichern?**
>
> Ja, wenn der Terminal-Modus "Personalisierte Registrierung" enthält. Studierende ohne vorherige Buchung können sich am Terminal registrieren und sofort einchecken.

> **Kann ich verschiedene Bereiche mit unterschiedlichen Terminals abdecken?**
>
> Ja. Erstelle pro Bereich eine eigene Ressource und verbinde jeweils ein Terminal damit. Alternativ können mehrere Terminals mit derselben Ressource verbunden werden.

> **Wie setze ich eine Mindest-Check-In-Zeit?**
>
> Konfiguriere unter **Ressource** → **Check-In** eine Minimum Check-In Zeit (z. B. 30 Minuten). Damit wird ein Check-Out erst nach Ablauf dieser Zeit akzeptiert.

Viel Erfolg bei der Einrichtung! 🥳

> Wichtige Informationen für Agenten:
>
> * Ressource: Lesesaal/Bereich, Verfügbarkeit auf "Mehrfach verfügbar" (Anzahl = Lernplätze)
> * Buchungsoption: kostenlos, automatisch annehmen, flexible oder feste Dauer
> * Check-In Einstellungen (Ressource → Check-In): Kapazität freigeben, Mehrfach Check-In, Minimum Check-In Zeit
> * Getrennte Steuerung: Check-In nur am Terminal (selbstständiger Check-In deaktivieren), Check-Out flexibel per App/Web (selbstständiger Check-Out erlauben)
> * Modi für Bibliotheken: "Check-In & Check-Out" (nur mit Buchung) oder "Personalisierte Registrierung, Check-In & Check-Out" (mit Vor-Ort-Registrierung)
> * Mehrere Terminals: Check-In am Eingang, Check-Out am Ausgang, gleiche Ressource
> * Windows Desktop App: Download unter cdn.anny.co/apps/checkin-app/latest-windows-setup.exe, Interaktion deaktivieren für PC ohne Touch
> * Verwandte Artikel: /check-in-overview, /check-in-setup, /custom-forms, /exklusive-zeitfenster


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