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# (Automatische) Exporte

> Exportiere Buchungen, Kunden, Rechnungen und mehr als CSV oder Excel, einmalig oder automatisch in festen Intervallen.

Mit der Export-Funktion in anny kannst du deine Daten strukturiert exportieren: entweder als einmaligen Export auf Knopfdruck oder als automatischen Export-Zeitplan, der in festen Intervallen an ein definiertes Ziel gesendet wird. So stellst du Buchungsübersichten, Kundenlisten oder Rechnungsdaten regelmäßig für dein Team, deine Buchhaltung oder externe Partner:innen bereit.

> [!NOTE]
>
> Export-Zeitpläne sind planabhängig limitiert: Essential 1, Professional 3, Business 5, Enterprise 12. Einmalige Exporte sind in allen Plänen unbegrenzt verfügbar.

## Wie funktioniert das Export-System?

Das Export-System in anny unterscheidet zwei Modi:

* **Einmaliger Export:** Du löst einen Export direkt aus. anny erstellt die Datei sofort und stellt sie zum Download bereit.
* **Export-Zeitplan:** Du konfigurierst einen automatischen Export, der in einem definierten Intervall (täglich, wöchentlich oder monatlich) erstellt und an ein Ziel gesendet wird.

Beide Modi erreichst du über **Export** auf den Listen **Buchungen**, **Kunden**, **Rechnungen**, **Bestellungen** oder **Abos**. Dort wählst du **Exportübersicht**. Die Seite **Exporte** ist nicht in der Seitenleiste. Die Seite **Automatische Exporte** öffnest du in der Seitenleiste über **Account** → **Einstellungen** → **Export-Zeitpläne**.

* **Exporte:** Übersicht aller durchgeführten Exporte mit Status und Download-Option.
* **Automatische Exporte:** Übersicht aller aktiven automatischen Export-Konfigurationen.

Über **Neu** erstellst du in beiden Bereichen einen neuen einmaligen Export oder einen neuen Export-Zeitplan.

## Wann nutze ich das?

* **Du brauchst regelmäßig eine Buchungsübersicht für dein Team oder Management:** Konfiguriere einen wöchentlichen oder monatlichen Export-Zeitplan mit den relevanten Filtern.
* **Du arbeitest mit externen Partner:innen (z. B. Catering, Reinigung) zusammen:** Sende automatisch tägliche Exporte mit gefilterten Buchungsdaten per E-Mail.
* **Du benötigst Daten für die Buchhaltung:** Exportiere Rechnungen, Bestellungen oder Kundenlisten in regelmäßigen Abständen.
* **Du brauchst schnell eine aktuelle Datei:** Nutze den einmaligen Export für Ad-hoc-Auswertungen.
* **Nicht geeignet für:** Echtzeit-Datenanbindungen. Dafür nutze Webhooks oder die API. DATEV-Buchhaltungsexporte laufen über die [DATEV-Integration](https://docs.anny.co/datev-integration.md), nicht über diese Export-Funktion.

## Zusammenhang mit anderen Features

| Feature | Zusammenhang |
| - | - |
| Zusatzoptionen | Add-On-Gruppen können als eigene Spalten im Buchungsexport eingeblendet werden. |
| Communities | Buchungsexporte lassen sich nach Community filtern. |

## Einstellungen & Optionen

### Exporttypen

| Exporttyp | Beschreibung |
| - | - |
| Buchungen | Alle Buchungsdaten inkl. Custom Fields und Add-Ons |
| Bestellungen | Bestellübersicht mit Zahlungsstatus |
| Rechnungen | Tabellarische Rechnungsdaten. Im Zeitplan zusätzlich als PDF möglich. |
| Kunden | Kundenstammdaten und Custom Fields |
| Gutscheine | Rabattcodes mit Einlösestatus |
| Buchungscodes | Buchungspaket-Codes mit Nutzungsstatus (UI-Typ **Buchungspakete**) |
| Kontoauszug | Kontobewegungen. Für DE, AT und CH optional als CAMT.053 (XML). Nur mit Online-Zahlung. |
| Abos | Abonnementdaten (Abo Export). Nur im Backend bzw. über die passende Berechtigung, nicht in jedem Zeitplan-Formular. |

### Exportformate

| Format | Beschreibung |
| - | - |
| CSV | Kommagetrennte Textdatei |
| XLSX | Excel-Datei |

### Spaltenauswahl

| Option | Beschreibung |
| - | - |
| Alle Spalten | Exportiert alle verfügbaren Datenfelder |
| Konfigurierte Spalten | Nur ausgewählte Spalten (individuell zusammenstellbar) |

> [!TIP]
>
> Nutze "Konfigurierte Spalten", um nur die relevanten Daten zu exportieren. Du kannst Custom Fields, Add-On-Gruppen und Kundenattribute als eigene Spalten hinzufügen.

### Filter (Buchungsexport)

Beim Buchungsexport kannst du die Ergebnisse vorab eingrenzen:

| Filter | Beschreibung |
| - | - |
| Ressourcen | Nur Buchungen bestimmter Ressourcen |
| Gruppe | Nach Ressourcen-Gruppe filtern |
| Services | Nach Buchungsoption/Service filtern |
| Status | Z. B. nur bestätigte Buchungen |
| Communities | Nur Buchungen aus bestimmten Communities |
| Zusätzliche Optionen | Nach gebuchten Add-Ons filtern |
| Check-In / Check-Out | Nach Check-In- oder Check-Out-Status filtern |

### Export-Zeitplan: Konfiguration

Ein automatischer Export-Zeitplan besteht aus vier Bereichen:

| Bereich | Einstellungen |
| - | - |
| Allgemeine Einstellungen | Name, Beschreibung, Benachrichtigungen (Toggle) |
| Intervall | Täglich, Wöchentlich oder Monatlich + Uhrzeit + Wochentage |
| Inhalt | Exporttyp, Exportformat, Filter, Spalten |
| Ziel des Exports | Ein oder mehrere Ziele (E-Mail, FTP, Implizites FTP, S3) |

### Ziel-Typen

| Typ | Beschreibung |
| - | - |
| E-Mail | Export wird als Anhang an eine E-Mail-Adresse gesendet |
| FTP | Upload auf einen FTP-Server |
| Implizites FTP | Upload auf einen FTPS-Server |
| S3 | Upload in einen S3-kompatiblen Cloud-Speicher |

## Praxisbeispiele

> **Ein Coworking-Space sendet wöchentlich eine Buchungsübersicht an das Management**
>
> Das Management möchte jeden Montagmorgen eine aktuelle Übersicht aller bestätigten Buchungen der kommenden Woche erhalten.
>
> **1. Export-Zeitplan erstellen**
>
> Öffne in der Seitenleiste **Account** → **Einstellungen** → **Export-Zeitpläne** und klicke auf **Neu**.
>
> **2. Allgemeine Einstellungen**
>
> Vergib den Namen "Wöchentliche Buchungsübersicht" und aktiviere optional **Benachrichtigen**, um bei jedem Export eine Bestätigung zu erhalten.
>
> **3. Intervall konfigurieren**
>
> Wähle **Wöchentlich**, aktiviere **Montag** als Wochentag und setze die Uhrzeit auf 07:00.
>
> **4. Inhalt festlegen**
>
> Wähle Exporttyp **Buchungen** und Exportformat **CSV**. Setze im Filter den Status auf **Bestätigt** und wähle die relevanten Ressourcen aus.
>
> **5. Ziel hinzufügen**
>
> Klicke unter **Ziel des Exports** auf **+ Erstellen**. Vergib den Namen "Management", wähle **E-Mail** als Art des Ziels und trage die E-Mail-Adresse ein. Klicke auf **Speichern**.
>
> **6. Export-Zeitplan speichern**
>
> Klicke auf **Speichern**. Der Export-Zeitplan erscheint in der Übersicht und wird ab sofort jeden Montag um 07:00 ausgeführt.

> **Ein Veranstaltungsort informiert den Catering-Partner täglich über gebuchte Zusatzoptionen**
>
> Der Catering-Partner soll jeden Morgen eine Liste der heutigen Buchungen mit gebuchten Catering-Zusatzoptionen erhalten.
>
> **1. Export-Zeitplan erstellen**
>
> Öffne **Account** → **Einstellungen** → **Export-Zeitpläne** → **Neu**.
>
> **2. Allgemeine Einstellungen**
>
> Vergib den Namen "Catering-Übersicht täglich".
>
> **3. Intervall konfigurieren**
>
> Wähle **Täglich** und setze die Uhrzeit auf 06:00.
>
> **4. Inhalt festlegen**
>
> Wähle Exporttyp **Buchungen** und Exportformat **CSV**. Wähle unter Spalten **Konfigurierte Spalten** und füge nur Buchungsnummer, Zeitraum, Ressource und die Catering-Add-On-Gruppe hinzu.
>
> **5. Ziel hinzufügen**
>
> Erstelle ein E-Mail-Ziel mit der Adresse des Catering-Partners.
>
> **6. Speichern**
>
> Klicke auf **Speichern**. Der Partner erhält ab sofort täglich um 06:00 die relevante Übersicht.

## FAQ

> **Kann ich einen Export-Zeitplan nachträglich bearbeiten?**
>
> Ja. Öffne **Account** → **Einstellungen** → **Export-Zeitpläne**, klicke auf den gewünschten Zeitplan und passe Intervall, Inhalt oder Ziel an. Die Änderungen gelten ab dem nächsten geplanten Export.

> **Wie lange sind einmalige Exporte zum Download verfügbar?**
>
> Einmalige Exporte bleiben 3 Tage in der Export-Übersicht zum Download verfügbar. Danach wird die Datei gelöscht.

> **Kann ich mehrere Ziele für einen Export-Zeitplan festlegen?**
>
> Ja. Du kannst unter **Ziel des Exports** mehrere Ziele hinzufügen. Der Export wird an alle konfigurierten Ziele gleichzeitig gesendet.

> **Welche Spalten sind im Export verfügbar?**
>
> Neben den Standardspalten kannst du Custom Fields, Add-On-Gruppen und Kundenattribute als eigene Spalten hinzufügen. Wähle dafür unter Inhalt die Option **Konfigurierte Spalten**.

> **Zählen einmalige Exporte gegen mein Plan-Limit?**
>
> Nein. Nur aktive Export-Zeitpläne sind limitiert. Einmalige Exporte kannst du unbegrenzt durchführen.

## Troubleshooting

> **Mein automatischer Export enthält keine Daten**
>
> Prüfe die Filter im Export-Zeitplan. Häufig ist ein zu enger Zeitraumfilter oder ein Statusfilter gesetzt, der zum Exportzeitpunkt keine Treffer liefert. Passe die Filter an und löse testweise einen einmaligen Export mit denselben Einstellungen aus.

> **Die E-Mail mit dem Export kommt nicht an**
>
> Prüfe die hinterlegte E-Mail-Adresse im Ziel. Schau außerdem im Spam-Ordner nach. Falls du eine externe Adresse nutzt, stelle sicher, dass der Mailserver E-Mails von anny nicht blockiert.

> **Custom Fields fehlen im Export**
>
> Custom Fields erscheinen nur, wenn du unter Spalten die Option **Konfigurierte Spalten** wählst und die gewünschten Felder explizit hinzufügst. Bei "Alle Spalten" werden nur die Standard-Datenfelder exportiert.

> Wichtige Informationen für Agenten:
>
> **UI-Pfad:** Kein Sidebar-Eintrag „Exporte“. Einstieg über **Export** auf Buchungen/Kunden/Rechnungen/Bestellungen/Abos → **Exportübersicht** (`/exports`). Zeitpläne: Seitenleiste **Account** → **Einstellungen** → **Export-Zeitpläne** (Seitentitel „Automatische Exporte“, `/exports/schedules`; `/export-schedules` leitet weiter). Neuer Export: **Neu**.
>
> **Plan-Limits Export-Zeitpläne:** Essential 1, Professional 3, Business 5, Enterprise 12. Einmalige Exporte sind unlimitiert. Feature: `export-schedules`.
>
> **Exporttypen (i18n):** Buchungsexport, Kundenexport, Export von Bestellungen, Export von Rabattcodes, Rechnungsexport, Buchungscode Export, Abo Export, Export Kontobewegungen. UI-Zeitplan-Formular: Buchungen, Kunden, Bestellungen, Gutscheine, Rechnungen (+PDF), Buchungspakete, Kontoauszug (wenn `usesPayments`). `plan-subscriptions` existiert als Ability, ist nicht in jedem Formular.
>
> **Ziel-Typen:** E-Mail, FTP, Implizites FTP, S3. SFTP ist im Code vorhanden, in der UI derzeit deaktiviert.
>
> **Filter Buchungsexport:** Ressourcen, Gruppe, Services, Status, Communities, Zusätzliche Optionen (inkl. **Beliebige**), Check-In, Check-Out, Blocker ausblenden.
>
> **Spaltenauswahl:** "Alle Spalten" oder "Konfigurierte Spalten" (inkl. Custom Fields, Add-On-Gruppen, Kundenattribute).
>
> **Intervall-Optionen:** CronEditor, typischerweise täglich/wöchentlich/monatlich plus Uhrzeit.
>
> **Abgrenzung DATEV-Integration:** DATEV-Buchhaltungsexporte nutzen eine eigene Integration unter Account → Apps & Integrationen → DATEV und sind kein Teil der hier beschriebenen Export-Funktion.
>
> **Bekannte Einschränkung:** Bei Serien-Elementen können Custom Fields in der Buchungsübersicht fehlen (bekanntes Verhalten).


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