> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.anny.co/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Aktivitäts-Log > Alle Änderungen, E-Mails, internen Notizen und Aufgaben zu Buchungen, Bestellungen und Kunden in einer Zeitleiste. Das Aktivitäts-Log zeigt dir die gesamte Historie eines Datensatzes in einer Zeitleiste: Änderungen, versendete und empfangene E-Mails, interne Notizen, Aufgaben deines Teams und Ereignisse wie Kalendersynchronisationen. Du kannst direkt im Log Notizen schreiben, Aufgaben an Kolleg:innen verteilen und deinen Kund:innen per E-Mail antworten. > [!WARNING] > > Beta-Phase Admin 3.0 (Stand: 5. Oktober). Anpassungen sind möglich. ## Wo finde ich das Aktivitäts-Log? Im Admin-Bereich heißt das Log **Aktivität**. Du findest es an diesen Stellen: | Ort | Was du im Log tun kannst | | :- | :- | | Buchungsdetails, Bestelldetails und Kundendetails | Notizen schreiben und E-Mails an Kund:innen senden | | Buchungsdetails im Kalender und in den Tabellen **Buchungen** und **Bestellungen** | Notizen schreiben und E-Mails an Kund:innen senden | | Blocker | Notizen schreiben | | Ressourcen, Services, Pläne und Buchungspakete | Über die Aktion **Aktivität** öffnest du das Log seitlich und kannst Notizen schreiben | | Weitere Einstellungen wie Produkte, verfügbare Termine oder Formulare | Über die Aktion **Aktivität** siehst du die Änderungen, ohne Notizen schreiben zu können | Ganz oben steht der älteste geladene Eintrag, ganz unten der neueste. Wenn du nach oben scrollst, lädt anny ältere Einträge nach. Kommen neue Ereignisse hinzu, während du weiter oben liest, zeigt dir das Glocken-Icon oben rechts einen Hinweis wie **2 neue Ereignisse anzeigen**. ## Einträge filtern und durchsuchen Klicke oben rechts auf das Filter-Icon (**Filtern**). Darunter erscheinen fünf Filter: | Filter | Was du dort siehst | | :- | :- | | **Alles** | Alle Einträge in einer Zeitleiste | | **Notizen** | Interne Notizen deines Teams, inklusive Aufgaben, Antworten und Reaktionen | | **Kommunikation** | E-Mails an und von Kund:innen, automatische E-Mails von anny, SMS und WhatsApp-Nachrichten sowie Anrufe und Chats des KI-Assistenten | | **Änderungen** | Wer wann was am Datensatz geändert hat, zum Beispiel Buchung erstellt, akzeptiert, verschoben oder storniert. Hier erscheinen auch Änderungen durch den KI-Agenten. | | **System** | Ereignisse ohne handelnde Person: Kalendersynchronisationen, Importe aus externen Kalendern und Zugangscodes | ![Aktivitäts-Log mit geöffneten Filtern Alles, Notizen, Kommunikation, Änderungen und System](https://mintcdn.com/anny-85c98540/F42XR9Qo633KmWK1/images/activity-log/activity-filters.png?fit=max\&auto=format\&n=F42XR9Qo633KmWK1\&q=85\&s=a0f0f2265821763f32852567f9f90670) Mit dem Lupen-Icon (**Aktivität durchsuchen**) suchst du nach Text in den Einträgen, zum Beispiel nach einem Betreff oder einem Namen. Suche und Filter lassen sich kombinieren. > [!TIP] > > Hat ein Tag mehr als drei Änderungen oder Systemereignisse, fasst anny sie unter **Alles** zusammen. Klicke auf **Mehr anzeigen**, um alle Einträge des Tages zu sehen. Wählst du einen Filter oder suchst du, siehst du alle Einträge sofort. Einträge mit Details, zum Beispiel eine Änderung oder eine E-Mail, klappst du über den Pfeil links auf. ## Interne Kommunikation: Notizen und Aufgaben Notizen sind nur für dein Team sichtbar. Kund:innen sehen sie weder auf der Buchungsseite noch per E-Mail. Im Log erkennst du sie an **Notiz · intern**. ### Notiz schreiben **1. Notiz auswählen** Wähle im Eingabefeld unten im Log **Notiz**. Das Feld zeigt **Notiz schreiben…** und den Hinweis **Intern**. **2. Text eingeben** Schreibe deine Notiz. Mit `@` erwähnst du eine Kollegin oder einen Kollegen. Die erwähnte Person wird benachrichtigt. **3. Notiz speichern** Klicke auf **Notiz schreiben** oder drücke `⌘` + `↩` (Windows: `Strg` + `Enter`). Die Notiz erscheint ganz unten im Log. Unter jeder Notiz kannst du mit **Antworten** einen Verlauf starten und mit **Reaktion hinzufügen** ein Emoji vergeben. Eigene Notizen kannst du über die drei Punkte wieder löschen. ### Aufgaben zuweisen Eine Notiz wird zur Aufgabe, sobald du eine Person zuweist oder ein Fälligkeitsdatum setzt. So verteilst du To-dos direkt an der Buchung, Bestellung oder am Kunden. **1. Notiz schreiben** Schreibe im Modus **Notiz**, was zu tun ist. Unter dem Text siehst du **Zuweisen** und **Fällig**. **2. Person zuweisen** Klicke auf **Zuweisen** und wähle eine Person aus deinem Team. Der Name erscheint statt **Zuweisen** im Eingabefeld. **3. Fälligkeit setzen** Klicke auf **Fällig** und wähle ein Datum. Dieser Schritt ist optional. Das Datum erscheint statt **Fällig** im Eingabefeld. **4. Aufgabe speichern** Klicke auf **Notiz schreiben**. Die Aufgabe erscheint im Log mit **Als erledigt markieren**, dem Fälligkeitsdatum und **Zugewiesen an**. ![Aktivitäts-Log mit Filter Notizen, einer offenen Aufgabe und einer neuen Notiz, die Anna Berger zugewiesen wird](https://mintcdn.com/anny-85c98540/F42XR9Qo633KmWK1/images/activity-log/activity-task.png?fit=max\&auto=format\&n=F42XR9Qo633KmWK1\&q=85\&s=97554d0a19f76c499c9b09d72257ce93) Aufgaben durchlaufen diese Zustände: | Anzeige | Bedeutung | | :- | :- | | **Als erledigt markieren** mit **Fällig** und Datum | Die Aufgabe ist offen | | **Überfällig seit** und Datum | Das Fälligkeitsdatum ist überschritten | | **Erledigt** und Datum | Jemand hat die Aufgabe abgehakt. Mit **Wieder öffnen** machst du sie wieder offen. | Zuweisung und Fälligkeit änderst du auch nachträglich über die Icons oben rechts an der Notiz. Über **Zuweisung entfernen** und **Fälligkeit entfernen** nimmst du beides wieder heraus. ### Benachrichtigungen anny informiert dich im Admin-Bereich und per E-Mail, wenn: * dir jemand eine Aufgabe zuweist. Die E-Mail enthält das Fälligkeitsdatum und den Button **Aufgabe öffnen**. * dich jemand in einer Notiz erwähnt. * jemand auf deine Notiz oder auf eine dir zugewiesene Aufgabe antwortet. * eine Kundin oder ein Kunde per E-Mail antwortet. Welche dieser Benachrichtigungen du erhältst, legst du in der Gruppe **Aktivität** deiner [Benachrichtigungseinstellungen](https://docs.anny.co/admin-notifications.md) fest: **Mir zugewiesene Aufgaben**, **Notizen** und **Kundennachrichten**. Erwähnungen erhältst du immer. ## Externe Kommunikation: E-Mails an Kund:innen Aus dem Log einer Buchung, Bestellung oder eines Kunden schreibst du der Kundin oder dem Kunden direkt eine E-Mail. Die E-Mail und alle Antworten bleiben im Log, sodass dein ganzes Team den Verlauf sieht. **1. E-Mail auswählen** Wähle im Eingabefeld unten im Log **E-Mail**. Unter **An** siehst du Name und E-Mail-Adresse der Kundin oder des Kunden. **2. Betreff und Text eingeben** Trage unter **Betreff** ein, worum es geht, und schreibe deine Nachricht. Der Button **E-Mail absenden** wird aktiv, sobald Betreff und Text ausgefüllt sind. **3. E-Mail senden** Klicke auf **E-Mail absenden**. Die E-Mail erscheint im Log als **E-Mail · ausgehend** und erhält einen Zustellstatus. ![Aktivität mit Filter Kommunikation, einer eingehenden Kunden-E-Mail und dem Eingabefeld im Modus E-Mail mit An, Betreff und Nachricht](https://mintcdn.com/anny-85c98540/F42XR9Qo633KmWK1/images/activity-log/activity-email.png?fit=max\&auto=format\&n=F42XR9Qo633KmWK1\&q=85\&s=dcf4bdb5d92550523fa5984dbc7564f8) Antwortet die Kundin oder der Kunde, landet die Antwort automatisch im Log als **E-Mail · eingehend**. Mit **Antworten** schreibst du direkt zurück; der Betreff wird übernommen. > [!NOTE] > > Die Option **E-Mail** ist nur aktiv, wenn beim Datensatz eine Kund:in mit E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Hast du die Kundin oder ihre E-Mail-Adresse gerade geändert, speichere zuerst. Bei Blockern gibt es nur Notizen. ### Automatische E-Mails und Zustellstatus Unter **Kommunikation** siehst du auch alle E-Mails, die anny automatisch verschickt, zum Beispiel Buchungsbestätigungen, Erinnerungen oder Rechnungen. Klappe eine E-Mail auf, um Betreff, Empfänger:in und den Verlauf des Status zu sehen. Mit **Öffnen** siehst du die E-Mail so, wie sie versendet wurde. | Status | Bedeutung | | :- | :- | | **Gesendet** | anny hat die E-Mail verschickt | | **Zugestellt** | Der Mailserver der Empfänger:in hat die E-Mail angenommen | | **Geöffnet** | Die Empfänger:in hat die E-Mail geöffnet | | **Geklickt** | Die Empfänger:in hat einen Link in der E-Mail angeklickt | | **Unzustellbar** | Die E-Mail-Adresse existiert nicht | | **Blockiert** | Der Mailserver der Empfänger:in hat die E-Mail abgelehnt | | **Postfach voll** | Das Postfach der Empfänger:in ist voll | > [!TIP] > > Zeigt der Status **Zugestellt**, aber die Kundin findet die E-Mail nicht: Die Nachricht liegt möglicherweise im Spam-Ordner oder in einem Ordner wie „Sonstige“. ### Weitere Nachrichten Außerdem erscheinen unter **Kommunikation**: * SMS und WhatsApp-Nachrichten, zum Beispiel mit einem Zugangscode, mit ihrem Zustellstatus * Anrufe und Chats des anny KI-Assistenten mit Kund:innen. Aufgeklappt siehst du die **KI-Zusammenfassung** und kannst bei Anrufen die **Aufnahme abspielen**. ## Änderungen und Änderungen durch den KI-Agenten Unter **Änderungen** siehst du, wer den Datensatz wann geändert hat. Aufgeklappt zeigt jede Änderung den alten und den neuen Wert. Nimmt der anny KI-Agent eine Änderung vor, trägt der Eintrag das Label **via KI-Agent**. So erkennst du auf einen Blick, welche Änderungen nicht von einer Person aus deinem Team stammen. Aufgeklappt siehst du, was der Agent geändert hat, und gegebenenfalls seine Begründung. ![Aktivitäts-Log mit Filter Änderungen und aufgeklappter Buchungsänderung via KI-Agent mit Begründung sowie alter und neuer Uhrzeit](https://mintcdn.com/anny-85c98540/F42XR9Qo633KmWK1/images/activity-log/activity-changes.png?fit=max\&auto=format\&n=F42XR9Qo633KmWK1\&q=85\&s=3999bfc84f1206d9505bbd6172022e84) > [!NOTE] > > Das Label **via KI-Agent** gibt es nicht nur bei Änderungen. Schreibt der KI-Agent eine Notiz oder eine E-Mail, erscheint sie mit demselben Label unter **Notizen** beziehungsweise **Kommunikation**. ## System Unter **System** stehen Ereignisse, die anny automatisch protokolliert. Als Absender siehst du dort **System**. | Eintrag | Beispiel | | :- | :- | | Kalendersynchronisation | **Mit Google Calendar synchronisiert**, **Synchronisierung mit Outlook Calendar fehlgeschlagen** | | Import aus einem externen Kalender | **Aus Outlook Calendar importiert** | | Zugangscodes und Schlösser | **Türcode ausgestellt**, **Zugangslink geplant**, **Türcode fehlgeschlagen** | ![Aktivitäts-Log mit Filter System, Einträgen zu Türcodes, Zugangslinks und Kalendersynchronisationen](https://mintcdn.com/anny-85c98540/F42XR9Qo633KmWK1/images/activity-log/activity-system.png?fit=max\&auto=format\&n=F42XR9Qo633KmWK1\&q=85\&s=cc2a329a30de91a00370648fae72c794) Fehlgeschlagene Einträge sind rot markiert. Aufgeklappt siehst du Details wie den Kalender, das Schloss oder die Fehlermeldung. ## Wann nutze ich das? * **Du möchtest wissen, ob eine Buchungsbestätigung angekommen ist**: Unter **Kommunikation** siehst du den Zustellstatus jeder E-Mail. * **Eine Kollegin soll sich um eine Buchung kümmern**: Schreibe eine Notiz, weise sie ihr zu und setze eine Fälligkeit. * **Eine Kundin hat eine Rückfrage**: Antworte ihr per E-Mail direkt aus dem Log, damit dein Team den Verlauf sieht. * **Du willst nachvollziehen, wer eine Buchung verschoben hat**: Unter **Änderungen** siehst du, ob es eine Person aus deinem Team oder der KI-Agent war. * **Eine Buchung fehlt in deinem externen Kalender**: Unter **System** siehst du, ob die Synchronisation fehlgeschlagen ist. ## FAQ > **Können Kund:innen die internen Notizen sehen?** > > Nein. Notizen und Aufgaben sind ausschließlich im Admin-Bereich sichtbar und werden weder per E-Mail noch auf der Buchungsseite angezeigt. Nur Nachrichten, die du im Modus **E-Mail** schreibst, erreichen die Kundin oder den Kunden. > **Wo landen die Antworten meiner Kund:innen?** > > Antwortet eine Kundin auf eine E-Mail, die du aus dem Log gesendet hast, erscheint die Antwort im Log desselben Datensatzes als **E-Mail · eingehend**. Wenn du die Benachrichtigung **Kundennachrichten** aktiviert hast, informiert dich anny zusätzlich. > **Warum kann ich keine E-Mail schreiben?** > > Die Option **E-Mail** ist deaktiviert, wenn beim Datensatz keine Kund:in mit E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Hast du die Kundin gerade geändert, speichere zuerst. Bei Blockern und in den Einstellungen gibt es nur Notizen. > **Warum wird keine E-Mail im Aktivitäts-Log angezeigt, obwohl ein Kunde zugeordnet ist?** > > Prüfe, ob beim Abschließen der Bestellung **Bestätigung per E-Mail senden** deaktiviert war. Außerdem können Kund:innen E-Mail-Benachrichtigungen in ihrem Profil deaktivieren. Die Bestätigung kannst du in den Bestelldetails über **Buchungsbestätigung erneut senden** nachträglich verschicken. > **Wie erkenne ich Änderungen durch den KI-Agenten?** > > Einträge, die der anny KI-Agent ausgelöst hat, tragen das Label **via KI-Agent**. Änderungen findest du unter **Änderungen**, Notizen des Agenten unter **Notizen** und E-Mails unter **Kommunikation**. ## Troubleshooting > **E-Mail-Status bleibt auf „Zugestellt“, obwohl die Empfänger:in die Mail gelesen hat** > > Das Öffnen wird über ein unsichtbares Bild in der E-Mail erkannt. Manche E-Mail-Programme laden externe Inhalte nicht automatisch. Dann bleibt der Status auf **Zugestellt**, auch wenn die E-Mail gelesen wurde. > **E-Mail mit Status „Blockiert“ oder „Unzustellbar“** > > Bei **Unzustellbar** existiert die E-Mail-Adresse nicht. Prüfe die Adresse beim Kunden und korrigiere sie. Bei **Blockiert** hat der Mailserver der Empfänger:in die E-Mail abgelehnt, zum Beispiel weil die Kundin E-Mails von anny als Spam markiert oder den Empfang abgelehnt hat. Bitte die Kundin, die Absenderadresse freizugeben, und wende dich an den anny Support, damit die Adresse wieder freigeschaltet wird. > **Kein Eintrag nach einer Änderung über eine Integration** > > Änderungen und Synchronisationen über eine Integration können mit leichter Verzögerung erscheinen. Wenn am Glocken-Icon ein Hinweis wie **2 neue Ereignisse anzeigen** erscheint, klicke darauf. Andernfalls lade die Seite neu. > **Ich erhalte keine Benachrichtigung zu zugewiesenen Aufgaben** > > Prüfe in deinen [Benachrichtigungseinstellungen](https://docs.anny.co/admin-notifications.md) in der Gruppe **Aktivität**, ob **Mir zugewiesene Aufgaben** aktiviert ist. > Wichtige Informationen für Agenten: > > * UI-Name im Admin: **Aktivität** (Titel des Logs und der Aktion mit Uhr-Icon). Das Log ersetzt den früheren „E-Mail Tracker“ und das „Aktivitätsprotokoll“. > * Mit Notiz + E-Mail: Buchungs-, Bestell- und Kundendetails, Buchungsdetails im Kalender, Tabellen Buchungen und Bestellungen. Blocker: nur Notiz. Ressourcen, Services, Pläne, Buchungspakete: Aktion **Aktivität** öffnet das Log seitlich mit Notizen. Produkte, verfügbare Termine, Terminplan-Gruppen, Karten, Formulare/Felder: Aktion **Aktivität** nur lesend. > * Reihenfolge: neueste Einträge unten, ältere laden beim Hochscrollen. Glocke „n neue Ereignisse anzeigen“ für neue Einträge. > * Filter (Icon **Filtern**): **Alles**, **Notizen** (Kommentare/Aufgaben), **Kommunikation** (gesendete/empfangene E-Mails, SMS/WhatsApp, KI-Anrufe/Chats), **Änderungen** (Aktivitäten am Datensatz), **System** (Kalender-Sync, Import aus externem Kalender, Zugangscodes; alles andere ohne Kategorie). Suche: **Aktivität durchsuchen**. > * KI-Änderungen: Label **via KI-Agent**, erscheinen unter **Änderungen** (bzw. Notizen/Kommunikation bei Notizen/E-Mails des Agenten), NICHT unter System. Es gibt keinen eigenen KI-Filter. > * Faltung: > 3 Änderungen/Systemereignisse pro Tag werden unter **Alles** ohne Suche hinter **Mehr anzeigen** zusammengefasst. > * Notiz: Modus **Notiz**, Platzhalter „Notiz schreiben…“, Tag **Intern**, `@` erwähnt Kolleg:innen, Button **Notiz schreiben**, ⌘↩. Antworten, Reaktionen, eigene Notizen löschen. > * Aufgabe = Notiz mit **Zuweisen** und/oder **Fällig**. Zustände: **Als erledigt markieren**, „Überfällig seit \[Datum]“, „Erledigt \[Datum]“, **Wieder öffnen**. Zuweisung/Fälligkeit nachträglich änderbar, **Zuweisung entfernen**, **Fälligkeit entfernen**. > * Benachrichtigungen (In-App + E-Mail): Aufgabe zugewiesen (Button **Aufgabe öffnen**), erwähnt, Antwort auf eigene Notiz oder zugewiesene Aufgabe, Kundenantwort. Einstellungen Gruppe **Aktivität**: **Mir zugewiesene Aufgaben**, **Notizen** (Erwähnungen immer), **Kundennachrichten**. > * E-Mail an Kund:in: Modus **E-Mail**, **An** (Kund:in), **Betreff** (Pflicht), Text, **E-Mail absenden**. Deaktiviert ohne Kunden-E-Mail („Keine E-Mail-Adresse des Kunden hinterlegt“) oder bei ungespeicherter Kundenänderung. Antworten der Kund:innen kommen über die Antwortadresse des Datensatzes als „E-Mail · eingehend“ ins Log; **Antworten** übernimmt den Betreff mit „Re:“. > * E-Mail-Status: Gesendet → Zugestellt → Geöffnet → Geklickt. Negativ (rot): **Unzustellbar** (Adresse existiert nicht), **Blockiert** (Empfängerserver lehnt ab, z. B. Spam/Suppression List), **Postfach voll**. **Öffnen** zeigt die versendete E-Mail. > * Bestätigung nachträglich senden: Bestelldetails → **Buchungsbestätigung erneut senden**. Beim Abschließen einer Bestellung steuert **Bestätigung per E-Mail senden** den Versand; die frühere Glocke gibt es nicht mehr. 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